Comment créer la bonne atmosphère lors d’une rencontre professionnelle?

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atmosphère de rencontre professionnelle

Il n’est pas toujours évident de créer l’atmosphère propice lors d’une rencontre professionnelle. Parfois, il suffit de réunir quelques ingrédients pour que votre réunion, formation, séminaire, workshop, se passe bien ou non. Planet Coworking vous propose quelques astuces simples et efficaces pour donner une autre couleur, une autre saveur à votre meeting. Dès que vous en avez l’occasion, faites vivre un bon moment à vos participants.

Rencontre professionnelle : changez d’air pour créer une autre atmosphère

Le lieu où se tiendra votre rencontre professionnelle jouera un rôle clé dans la création de l’atmosphère qui y régnera. Choisissez bien et de préférence, sortez de vos locaux habituels !

Sortez de vos locaux, louez un espace atypique

Difficile de trouver la bonne atmosphère dans votre espace de travail pour une rencontre professionnelle ? Pour une fois, et si vous changiez de la traditionnelle salle de réunion ?

L’atmosphère que vous recherchez pour votre réunion se trouve peut-être ailleurs. En choisissant un lieu différent et approprié, ayant de la personnalité, vous offrirez une bouffée d’oxygène à vos collaborateurs.

La location d’espaces de réunion externes et originaux est une tendance qui se confirme dans de nombreuses entreprises, afin de redynamiser leur programmation événementielle et leurs équipes.

Par exemple, selon l’ambiance souhaitée, pourquoi ne pas organiser votre événement dans un loft new-yorkais, un studio d’enregistrement musical, une grande verrière, un rooftop aménagé, un bel appartement haussmannien, un tiers-lieu exotique ?

Personnalisez la configuration et la décoration du lieu

Bien entendu, le lieu que vous choisirez devra être parfaitement fonctionnel et adapté au type de réunion que vous allez organiser. Pour autant, le mobilier et les équipements prévus sur place ne se limitent pas à leur aspect purement utilitaire.

En effet, n’hésitez pas à y ajouter quelques éléments de décoration ou accessoires personnalisés à l’image de votre enseigne, en accord avec l’état d’esprit que vous souhaitez partager avec vos participants.

Un peu d’architecture intérieure, de mise en valeur, avec bon goût et sens du détail, vous aidera à diffuser l’atmosphère idéale pour votre rencontre professionnelle. Par exemple, vous pouvez très facilement installer ou disposer des :

  • coussins et couvertures pour créer une ambiance cosy et réconfortante,
  • œuvres ou objets d’art pour apporter une touche créative et inspirante,
  • plantes et photos de paysages pour donner une sensation de naturel,
  • objets mystérieux ou inattendus pour intriguer et attiser la curiosité,
  • etc.

Un intervenant et une activité pour réussir votre rencontre professionnelle

L’atmosphère d’une rencontre professionnelle dépend aussi des personnes présentes et du programme à l’ordre du jour. Selon les participants, un événement peut se dérouler dans une ambiance apaisée ou tendue, trop sérieuse ou pas assez, froide ou chaleureuse. Qui allez-vous convier et qu’est-ce que vous comptez leur proposer ?

Faites appel à un intervenant extérieur de qualité

Trouver le bon équilibre de groupe tient à peu de choses. Il suffit parfois d’un invité pour faire la différence et passer un agréable moment ensemble. Il peut donc vous être utile de faire venir un intervenant extérieur. Reconnu dans son domaine et capable de vous apporter un point de vue différent, il ou elle pourra vous inspirer une autre manière de voir les choses, créer la bonne surprise et stimuler vos collaborateurs.

Proposez une activité à vos participants

Enfin, n’oubliez pas qu’il existe différentes manières d’aborder et de délivrer le contenu de votre rencontre professionnelle pour changer d’atmosphère. Plutôt que la posture passive classique, éveillez les 5 sens de vos invités du jour en leur proposant une activité.

Le simple fait de les mettre en action, de les impliquer concrètement, vous aidera à sortir de la routine. Selon le sujet à traiter et la nature de l’événement, choisissez un format original et approprié :

  • atelier cuisine et dégustation,
  • tournage vidéo et réalisation d’un clip,
  • jeu de société ou escape game,
  • séance de yoga ou de méditation,
  • etc.

Planet Coworking vous aide à créer la bonne atmosphère pour chaque rencontre professionnelle

Donnez à chaque rencontre professionnelle cette atmosphère particulière que vous recherchez tant. Pour cela, Planet Coworking vous ouvre les portes de ses superbes lieux atypiques à louer à Paris. Chacun de nos espaces à privatiser a sa personnalité, ses couleurs, ses vertus, tout en étant parfaitement fonctionnel et modulable. Au sein de notre réseau d’espaces, vous trouverez toujours une solution pour tout format de programmation événementielle. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

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