Quels sont les critères pour choisir une salle de séminaire ?
De plus en plus d’entreprises aujourd’hui préfèrent organiser leurs événements professionnels en dehors de leurs locaux. Cette manière d’agir est pratique parce qu’elle permet aux participants, collaborateurs et membres d’une équipe de sortir de la routine et de mieux appréhender leurs défis. Toutefois, qui dit organisation à l’extérieur, dit location d’un lieu adéquat. Comment choisir une salle de séminaire et quels sont les critères à prendre en compte ? Découvrez ici, les différents aspects que vous devez considérer avant de vous décider.
Les caractéristiques de la salle
Quels critères pour choisir une salle de séminaire ? Lorsqu’il s’agit de privatiser un local pour l’organisation de votre événement, vous devez prendre en compte plusieurs éléments. L’un de ceux-ci, ce sont ses caractéristiques. Elles touchent directement le lieu en question et déterminent le confort dont vous et vos participants bénéficierez :
La configuration de la salle
La configuration du local est importante et vous devez la considérer avant d’effectuer votre choix. La salle de séminaire peut être grande, mais si le format ne correspond à ce que vous recherchez et à la vision que vous avez de votre événement, alors, elle ne vous conviendra pas.
Il est généralement recommandé d’opter pour un local atypique. Il est unique, original et peut être aménagé en fonction de vos besoins et préférences.
Le matériel disponible
Quels critères pour choisir le lieu idéal ? N’hésitez pas à visiter plusieurs salles afin de vous assurer qu’elles sont équipées. Vérifiez qu’elles possèdent tout le matériel dont vous avez besoin pour travailler dans de bonnes conditions :
- Projecteur/écran de projection pour vous permettre de diffuser vos messages ou votre présentation
- De la sonorisation pour faciliter les échanges et permettre qu’ils soient audibles
- Du mobilier (tables, chaises, bureaux, et d’autres équipements de base nécessaires).
L’emplacement de la salle de séminaire
Quels critères pour choisir une salle de séminaire ? Un autre élément important à considérer au moment de louer le lieu pour votre événement, c’est son emplacement. Il doit être suffisamment proche des moyens de transport pour que les gens puissent arriver à l’heure et repartir rapidement. N’hésitez pas à choisir un local qui réussira à contenter tout le monde, qui ne sera pas loin de vos collaborateurs.
Assurez-vous également que le lieu en question ait des espaces de parking disponibles et des emplacements accessibles aux personnes à mobilité réduite. Si possible, privilégiez des locaux situés dans le centre-ville ou non loin de ce dernier.
Les formules de location
Quels sont les types de prestations offertes par le propriétaire ? Vous devez également prendre en compte ce critère pour choisir votre salle de séminaire. Un bon fournisseur doit vous proposer plusieurs formules de location :
- La privatisation à l’heure, à la demi-journée, à la semaine, à la journée, etc.
- Des horaires de location flexibles (du matin jusqu’au soir, par exemple)
- Une connexion internet haut-débit
- Un coin de désaltération (du café et du thé), etc.
La capacité de la salle
Quels critères pour choisir une salle de séminaire ? Un autre facteur que vous devez considérer, c’est la capacité du local que vous souhaitez privatiser, ainsi que le nombre de participants que vous comptez recevoir.
En fonction de vos besoins, vous pourrez réserver une salle capable de tenir des réceptions de 10 et 200+ personnes. Assurez-vous simplement que chacun des invités ait confirmé sa présence, avant de faire votre réservation. Cela vous évitera de choisir un local plus grand ou plus petit qu’il n’en faut.
Pour optimiser l’espace, assurez-vous aussi que l’espace soit modulable et que sa configuration puisse être changée pour contenir tous vos convives.
Votre budget
Il est également recommandé de considérer son budget avant de choisir une salle de séminaire. Celui-ci vous permet de déterminer quels types de prestations vous pouvez bénéficier. N’hésitez pas à inclure des cocktails ou à engager des professionnels de la restauration pour réaliser un menu adapté à votre événement.
Maintenant, vous savez quels critères sont importants pour choisir une salle de séminaire. En les utilisant au moment de votre choix, vous pourrez vérifier si le local correspond à ce que vous recherchez, avant de vous décider. Chez Planet Coworking, nos salles répondent à tous ces critères et vous pouvez nous contacter pour tout besoin de privatisation !
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