Comment animer une réunion à distance ?

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Depuis la crise du COVID-19, il est nécessaire de savoir comment animer une réunion à distance. Toutefois, les animateurs se heurtent à de nombreuses difficultés face à ce nouveau contexte. Comment entrer en contact, garder l’attention des auditeurs et échanger à distance de manière intéressante ? Réponse dans cet article.

Comment animer une réunion à distance : les outils

Pour savoir comment animer une relation à distance, vous devez apprendre à maîtriser les bons outils. Depuis le début du confinement, quelques logiciels professionnels se sont démarqués :

  • Teams, une des solutions les plus courantes, proposée par Microsoft et facile à intégrer à Outlook ;
  • GoToMeeting, très intuitif ;
  • Tamashare, plus sécurisé ;
  • WebEx, alternative à Microsoft Teams, tout aussi efficace.

En fonction de vos besoins, vous pouvez également vous procurer des logiciels aux fonctionnalités plus spécifiques. Par exemple, TeamViewer vous permettra de prendre le contrôle de l’écran d’une personne à distance avec son accord. Ceci s’avère très pratique dans le cadre de formations notamment, si vous souhaitez aider un participant bloqué. Il existe de nombreux outils collaboratifs que vous pourrez mobiliser pour apprendre comment animer une réunion à distance.

Nos conseils

Préparer la réunion

Comme pour une réunion classique, vous devez bien entendu vous préparer comme il se doit afin que votre prise de parole soit fluide et intéressante. Néanmoins, il vous faudra également anticiper quelques éléments supplémentaires. En effet, il peut être utile d’envoyer un mail aux participants pour leur rappeler l’heure de la réunion, un mode d’emploi pour se connecter, prévoir un temps d’avance pour pallier aux éventuelles failles techniques, etc. Pensez également à bien indiquer les modalités de connexion. Vous pouvez aussi conseiller aux participants d’anticiper le matériel nécessaire qui pourrait leur faire défaut : casque, micro et chargeur

Fluidifier la prise de parole

Si votre réunion est dépourvue de visio, les participants auront du mal à savoir quand les autres souhaitent prendre la parole. Ils risquent donc de s’interrompre les uns les autres et de se décourager progressivement. Afin de savoir comment animer une réunion, il vaut parfois mieux instaurer un ordre de prise de parole. Ainsi, chaque participant pourra s’exprimer sans interruption. C’est l’animateur qui doit s’assurer du respect de cet ordre.

Avec ou sans webcam ?

Savoir comment animer une réunion passe aussi par la question de l’utilisation de la webcam. En effet, son activation vous permettra de supprimer la plupart des contraintes liées à la distance. Par exemple, les utilisateurs se sentiront plus impliqués et sauront plus facilement quand quelqu’un s’apprête à prendre la parole. Cependant, certaines personnes ne sont pas à l’aise à l’idée de se dévoiler de cette façon. Vous risquez de les contrarier et de leur procurer une mauvaise expérience. Pour savoir comment animer une réunion efficacement, il vaut mieux donc prendre en considération la personnalité de vos interlocuteurs.

Que faire si les difficultés persistent ?

Malgré nos conseils, il est possible que vous ne parveniez pas à assurer la réunion dans de bonnes conditions. Les logiciels que vous utilisez peuvent parfois défaillir et la connexion peut se révéler insuffisante. Vous n’aurez donc peut-être pas d’autre choix que d’organiser une réunion physique pour la continuité de vos activités. Dans ce cas, nos conseillers sont à votre disposition. Nous pouvons vous proposer des espaces suffisamment grands pour respecter les distances de sécurité et suffisamment confortables pour garantir des conditions optimales. Contactez-nous !

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