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Comment se déroule un séminaire ?

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Comment se déroule un séminaire ?

Quelle que soit la raison pour laquelle vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise, cet événement ne se prépare pas à la légère. L’une des étapes les plus importantes, c’est son déroulement. S’il a pour but de rassembler les membres d’une équipe ou des convives dans un lieu idéal, son incentive est de répondre à une thématique spécifique et de solutionner des problèmes. Comment se déroule un séminaire et que faut-il faire pour qu’il se passe dans de bonnes conditions ?

L’arrivée et l’installation des participants

Comment se déroule un séminaire ? Une fois que l’événement a été bien planifié à l’avance, que les participants ont été informés et qu’ils ont reçu toutes les informations sur le lieu, le jour et l’heure, ils arrivent sur place. Il est généralement recommandé de privatiser un espace atypique pour changer d’environnement. Cela permet aux invités de découvrir une nouvelle ambiance et vous pourrez créer des liens entre eux et renforcer la cohésion d’équipe. Chez Planet Coworking, nous avons la salle de séminaire qu’il vous faut.

Au fur et à mesure que les participants arrivent sur les lieux de déroulement de la réception, vous devez les installer. Comment ? En suivant le plan de table que vous avez préalablement établi.

La présentation des activités

Pour que votre séminaire d’entreprise se déroule dans de bonnes conditions, vous devez présenter les activités et commencer par la première. Lorsque les participants arrivent généralement, ils sont dans l’expectation. La clé-en-main pour les captiver durant l’événement, c’est de les inviter à ranger tout ce qui peut les déconcentrer : ordinateurs portables, chaises, smartphones, etc. De cette manière, vous êtes certain qu’ils sont concentrés et qu’ils suivent tout ce qui se passe.

Pour présenter et dérouler les activités, vous devez au préalable avoir un planning bien défini dans lequel vous avez déterminé les horaires de commencement et de fin de chaque présentation.

La participation des invités

Comment se déroule un séminaire ? Le meilleur moyen de rendre votre événement engageant, de motiver et de développer l’esprit d’équipe au sein des participants, c’est de les amener à participer à la journée d’étude.  Pour cela, n’hésitez pas à créer des conditions de partage apprenant et ludique pour tout le monde, vous y compris. Les participants doivent ressentir que vous vous impliquez et que vous les impliquez également.

Par ailleurs, vous devez mettre en place des animations et exercices où ils peuvent participer. Cela leur permet de se détendre, de s’amuser et de trouver leurs marques au sein du groupe. Vous créez ainsi une excellente cohésion, favorisez le team building et vous leur donnez envie de revenir pour les prochaines éditions.

La pause déjeuner

Pour qu’un séminaire se déroule dans de bonnes conditions, vous devez prévoir une pause déjeuner. Comment ? Au moment de la phase de planification, vous devez avoir fait appel à des prestataires, parmi lesquels :

  • Un traiteur pour servir une petite collation
  • Un mixologiste pour préparer des cocktails
  • Eventuellement, des hôtesses d’accueil pour assurer le service
  • Un photographe pour prendre des photos, etc.

Le choix des prestataires dépend de l’envergure de votre événement.

La reprise des activités

Après la pause déjeuner, votre séminaire doit reprendre. Pour que la dernière partie se déroule sans encombre, vous devez également prendre de petites mesures. Comment ? En invitant les participants à regagner leurs places ou à se remettre en petit groupe pour continuer les échanges. Parce qu’ils savent déjà de quoi il s’agit et qu’ils ont participé à la première phase, les idées fusent. Vous devez vous assurer que les débats ne sortent pas du cadre défini !

La fin !

A la fin de l’événement, lorsque vous avez terminé toutes vos présentations et activités, c’est le moment de se séparer. Généralement, les participants échangent entre eux et partagent leurs impressions. Vous pouvez profiter de l’occasion pour implémenter votre plan d’évaluation. Cela vous permet de recueillir les remarques des uns et des autres, savoir ce qu’ils ont pensé et les améliorations à prévoir pour les prochaines sessions.

Maintenant que vous savez comment se déroule un séminaire, n’hésitez pas à aligner votre plan d’organisation à ces étapes. Contactez-nous également pour louer l’un de nos espaces atypiques. Nous sommes disponibles pour vous accompagner.

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