Il est important de bien choisir votre salle de visioconférence avant le jour et l’heure de votre événement professionnel. Le type d’espace à privilégier et la configuration à adopter dépendent avant tout de votre format de rencontre. La nature de vos échanges, les sujets abordés et les contenus à partager sont aussi à prendre en compte. En définissant un cahier des charges complet pour votre visioconférence, vous saurez plus clairement :
- quel type de salle choisir,
- quelle logistique déployer,
- comment agencer l’espace,
- comment placer les participants.
Quel est le bon format de salle de visioconférence ?
Tout d’abord, le format de votre salle de visioconférence doit être parfaitement adapté à votre type d’événement professionnel. Le plus souvent, une vidéoconférence est programmée pour une réunion de travail de 3 à 10 personnes, mais beaucoup d’autres formats existent. Selon la nature de la rencontre et le nombre de participants, vous aurez peut-être besoin d’une grande salle de conférence prévoyant du public, ou d’une plus petite salle de réunion le temps d’un appel collectif en vidéo, voire d’une salle de formation équipée pour chaque apprenant. Il y a donc plusieurs formes de visioconférence, adaptées à plusieurs besoins :
- la collection d’individus à distance, où chaque participant se trouve dans une pièce différente, notamment en télétravail,
- la réunion d’équipe, où un petit groupe se réunit dans un même espace, souvent en salle de réunion ou en salle de formation, pour communiquer avec d’autres individus ou petits groupes en vidéo,
- l’assemblée publique, où une tribune d’intervenants anime une conférence-débat et répond aux questions des spectateurs physiques et à distance en direct.
Un espace à taille humaine
Pour viser juste dans les deux derniers cas, prévoyez un espace à taille humaine pour votre groupe présentiel, suffisamment grand pour que toutes les personnes présentes se sentent à leur aise, mais pas démesuré pour autant. N’oubliez pas les règles de distanciation sociale liées à la crise sanitaire, en espaçant suffisamment les places assises et en définissant de larges couloirs de passage ainsi qu’un sens de circulation au sein de l’espace.
Quelles sont les caractéristiques de la salle de visioconférence contemporaine ?
La salle de visioconférence contemporaine se distingue par :
- son matériel intégré de tournage, sonorisation et projection, prêt à l’emploi,
- sa modularité pour offrir plusieurs possibilités de configurations de plan de salle,
- son supplément d’âme, sa personnalité, sa théâtralité, par opposition à la salle de conférence standard, froide et impersonnelle.
Quel décor choisir pour une salle de visioconférence ?
Le télétravail et la téléconférence sont en train de devenir la norme en entreprise, surtout depuis la crise sanitaire et le confinement. D’abord purement utilitaire, la salle de vidéo conférence ne devait remplir d’autre fonction que de proposer :
- un espace clos,
- silencieux,
- visuellement neutre,
- connecté à internet pour que la communication vidéo fonctionne.
Le confort physique et visuel
Aujourd’hui, la salle de visioconférence tend à jouer un rôle plus important, prenant en compte le confort physique et visuel des participants. Comme dans la décoration d’intérieur ou dans un studio de cinéma, le décor est primordial pour diffuser la bonne atmosphère, créer l’univers qui place vos participants dans les meilleures conditions pour passer un bon moment et être efficaces. Par conséquent, en fonction de l’enjeu de la rencontre, du sujet abordé, de la nature des échanges, optez pour un cadre proposant une ambiance :
- cosy, chaleureuse, protectrice,
- épurée, inspirante, novatrice,
- créative, ludique, originale,
- etc.
Nouvel espace de travail, nouvel espace de vidéoconférence
Dans la lignée des nouveaux modes de travail et des espaces collaboratifs, le nouvel espace de visioconférence aspire à davantage de bien-être pour les collaborateurs. Loin d’être un simple contenant neutre et rigide, la salle de vidéoconférence moderne contribue activement au parfait déroulement de la rencontre présentielle et distancielle. Par son atmosphère particulièrement agréable et son champ sémantique visuel, le décor de votre visioconférence est une réelle valeur ajoutée pour votre événement et vos participants.
Comment aménager un espace de visioconférence ?
Bien choisir une salle de visioconférence, c’est aussi aménager l’espace de la meilleure manière pour que votre événement professionnel se déroule de manière fluide. Ce qui fait la spécificité d’une vidéoconférence est la nécessité de filmer les participants, assurer la prise de son et diffuser en direct les échanges de manière optimale grâce à une solution matérielle numérique professionnelle.
Du matériel technique prêt à l'emploi
En d’autres termes, aménager votre salle de visioconférence relève de l’organisation d’un mini studio de tournage audiovisuel ! Ce point est capital pour éviter les problèmes techniques, qui empêcheraient le bon déroulement de votre rencontre. Votre choix de lieu doit donc tenir compte de la composante technique, avec du matériel professionnel de téléconférence prévu sur place (ou facile à déployer) et une connexion internet à très haut débit.
Soignez l'expérience utilisateur de chaque participant
En fonction du programme de la conférence vidéo, vous devez établir un cahier des charges pour l’aménagement de l’espace. Vous pourrez alors dessiner votre plan de salle pour définir :
- l’agencement des sous-espaces et décors à filmer,
- le placement des participants, intervenants,
- l’emplacement du mobilier et du matériel,
- le parfait positionnement des caméras, des micros et de l’écran de projection.
Ce plan détaillé de votre salle de vidéoconférence doit aussi prendre en compte d’éventuels mouvements de personnes dans l’espace et mouvements de caméras, si vous en avez prévus, dans des formes de visioconférences dynamiques, scénarisées et théâtralisées.
Notre offre de salles de visioconférence à Paris
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