Comment mener une réunion de travail ?
Le secret d’une réunion de travail réussie repose sur un certain nombre de bonnes pratiques. Que vous engagiez un animateur professionnel ou pas, mener à bien ce colloque est d’une importance capitale pour améliorer la productivité de votre entreprise. En effet, une mauvaise animation d’un meeting peut avoir un effet négatif sur l’aboutissement d’un projet sur le court et sur le long terme. Voici comment faire pour bien conduire cet événement !
La préparation de la réunion
Vous êtes un chef d’entreprise ou tout simplement, vous êtes en charge d’organiser une réunion de travail ? Mener à bien votre événement vous permet d’avoir des résultats positifs. La première chose que vous devez faire faire, c’est préparer votre meeting. Pour cela, vous devez définir les objectifs de votre événement :
- Quelles sont vos attentes et comment vont-elles affecter votre entreprise ?
- Qu’attendez-vous des participants et quel est leur rôle pour la productivité de votre entreprise
- Dans quel cadre souhaitez-vous travailler ?
Le choix du lieu
Comment mener un événement professionnel dans de bonnes conditions ? Le choix du cadre de travail est important, parce qu’il affecte sur la qualité de l’interaction avec l’auditoire. Vous pouvez choisir de louer une salle de réunion en dehors de votre entreprise. Cela vous permet de travailler dans un espace différent et d’améliorer votre productivité.
Bonne introduction de la réunion
Comment organiser un événement de travail ? L’introduction c’est l’entrée en matière de la rencontre. Pour la mener à bien, vous devez :
- Bien accueillir vos invités : en tant qu’animateur de l’événement, la ponctualité doit être au rendez-vous. Vous devez être la première personne présente sur les lieux afin d’accueillir vos invités. Une réunion qui commence par un retard ne peut finir à temps. Les participants doivent être à l’aise et vous devez créer une ambiance favorable au travail dans la bonne humeur.
- Présenter les participants : vous pouvez aussi solliciter des présentations de la part des participants à se présenter. Faites un tour de table et encouragez-les à faire connaissance.
- Faire une synthèse du meeting : il s’agit ici de rappeler l’ordre du jour, les objectifs prévus, le rôle de chaque participant, et les règles sur les temps de participation accordés à chaque personne.
- Désigner une personne pour réaliser un compte-rendu de votre session.
Déroulé de la réunion de travail
Comment mener une réunion de travail ? Une fois que l’événement est introduit, vous pouvez rentrer dans le vif du sujet :
- Abordez les différents points du symposium aux membres de votre auditoire. Ceci leur permet de s’imprégner du thème et des différents sujets que vous allez développer.
- Traitez un seul sujet à la fois, de peur de créer de la confusion chez les participants. Ceci permet à tout le monde de participer activement.
- Soyez à l’écoute de chaque participant et répondez à toutes les préoccupations qui vous sont exposées. Vous devez également prendre en compte les propositions qui émanent de vos collaborateurs.
- Équilibrez le temps de parole: en tant qu’animateur, vous devez veiller à ce que chaque personne utilise son temps imparti pour sa prise de parole. N’hésitez pas à recadrer respectueusement les personnes qui excèdent leur temps de parole. Vous évitez ainsi des retards sur votre programme de déroulement.
- La conduite d’un meeting professionnel nécessite toujours une conclusion. À la fin de chaque sujet abordé, prenez toujours la peine de le conclure.
La clôture de la réunion
Une autre étape pour bien mener une réunion de travail, c’est de la clôturer toujours à l’heure. À un certain moment, les participants commencent à fatiguer et à perdre l’intérêt de l’événement. Comment faire pour garder leur engouement ? Gardez les meetings les plus courts possibles, quitte à ce qu’ils se tiennent sur plusieurs jours.
À la fin, consultez le compte-rendu établi par votre secrétaire. Ce dernier doit revenir sur tous les points clés que vous avez débattus pendant la rencontre, les idées développées, les décisions à adopter. Vous pouvez aussi envoyer des feedbacks aux membres de votre équipe et de recueillir leurs différents avis.
Maintenant que vous savez comment mener une réunion de travail, n’hésitez pas à mettre en pratique ces quelques conseils. Ils vous aident à améliorer la productivité au sein de votre équipe et vous permettent d’avoir des meetings interactifs !
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