Il est utile de savoir comment organiser une réunion afin de bien communiquer et de mettre en œuvre l’intelligence collective. Toutefois, entre réunionite excessive et rencontres mal maîtrisées, il est parfois difficile de bien s’y prendre. Voici donc nos conseils.
Comment organiser une réunion : la préparation
Pour apprendre comment organiser une réunion, il faut d’abord maîtriser sa préparation. En effet, c’est lors de cette étape que vous pourrez gagner en productivité et en efficacité. Pour ce faire, il vous faut commencer par :
- Fixer vos objectifs et rédiger l’ordre du jour ;
- Sélectionner les participants ;
- Rassembler les informations et documents à exploiter ;
- Sélectionner l’emplacement, la date et la durée ;
- Informer les collaborateurs en spécifiant leurs rôles.
Une fois que vous aurez accompli toutes ces étapes, il faudra également vous préparer à animer votre réunion de façon intéressante. La prise de parole peut en effet constituer un défi en soi et représente un des principaux enjeux de votre réunion.
Les différents types de réunion
Déterminer le format de votre rencontre vous permettra de mieux savoir comment organiser votre réunion. Vous pourrez notamment commencer à discerner le rôle de l’animateur. De manière générale, on en dénombre 8 types :
- De discussion : l’animateur doit orienter la discussion vers les résultats à atteindre ou la prise de décision ;
- De coordination : il faut répartir le temps de parole équitablement afin de distribuer les tâches et s’informer autour d’un projet spécifique ;
- D’information : le principal souci est la clarté de l’information ;
- De négociation : l’animateur devra cette fois tenir un rôle de médiateur pour résoudre un conflit d’intérêt ;
- De créativité : souvent sous la forme d’un brainstorming, le but est de trouver des solutions originales à un problème ;
- De sondage : recueillir des avis en vue d’un projet ultérieur en évitant les fuites d’information ;
- De formation : apprendre de manière dynamique autour d’un support bien préparé.
En fonction de ces différents formats de réunion, vous pourrez mieux déterminer votre rôle à jouer et les modalités relatives à l’organisation. Gardez à l’esprit que plus un groupe sera grand, plus il sera difficile de le gérer et de répartir équitablement le temps de parole. Soyez donc préparé à ce genre de difficulté pour savoir comment organiser votre réunion.
Choisir votre style d’animation
Mieux définir le type de réunion vous permettra également d’adapter votre style d’animation. Ce dernier donnera la cadence et s’assurera du caractère constructif de la discussion.
Tout d’abord, le facilitateur a un rôle relativement discret. Son but est d’encourager les interactions entre les participants. Ce sera un type d’animation idéal pour les réunions de créativité.
Ensuite, le coordinateur tiendra un rôle bien plus prégnant. Il encadrera les échanges pour autoriser une structure ainsi qu’une certaine équité dans la distribution de la parole. Ce style est parfait pour une réunion de discussion ou de coordination.
Enfin, le style directif laisse peu de liberté aux participants et sera particulièrement utile dans les situations plus délicates. Pour une réunion de négociation afin d’éviter les conflits ou d’information pour mieux véhiculer l’information.
Si vous souhaitez savoir comment organiser une réunion dans les meilleures conditions, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Nous vous fournirons tous les conseils nécessaires pour la préparer efficacement.