Comment pimenter l’organisation de votre conférence ?

Vous voulez pimenter l’organisation de votre conférence ? Vous aimeriez éviter que la moitié de la salle s’endorme et que l’autre moitié parte avant la fin ? Planet Coworking vous dévoile quelques astuces simples et efficaces pour mettre un grain de folie dans votre programme, captiver votre public et réussir votre événement le jour J !

Un thème drôlement bien choisi

Comment réussir une conférence si le thème de l’événement ne donne pas du tout envie d’y assister ? Cela peut paraître évident, mais parfois, avec la routine ou en période surchargée, on peut en oublier l’essentiel. En quoi le thème de votre conférence est-il intéressant, excitant, inspirant, intriguant, percutant ? Attention, il n’est pas question ici de chercher à faire du buzz à tout prix avec un thème racoleur.

Il s’agit plutôt de viser juste, avec une thématique qui va parler naturellement à votre audience. D’autre part, faites preuve d’inspiration et d’authenticité dans votre approche. Vous aurez d’autant plus de chance de faire mouche. Enfin, si le thème de la conférence vous est imposé, vous pouvez sans doute faire la différence avec une manière originale de traiter ce sujet et d’intituler votre événement.

Un lieu atypique et dépaysant

Pour accueillir votre événement, oubliez tout de suite la salle de conférence standard, froide et impersonnelle ! Cette fois, pour marquer le coup et surprendre vos invités, trouvez un lieu atypique, voire insolite pour votre conférence. Pour briser la routine et éveiller les sens de vos convives, emmenez-les ailleurs que d’habitude. Alors, vous vous demanderez peut-être comment choisir, car des espaces de conférence atypiques, il en existe dans plusieurs styles, divers et variés…

Pas de panique. En fonction du thème et des enjeux de votre événement, sélectionnez le type de lieu qui diffusera l’ambiance et l’état d’esprit que vous recherchez : convivial, innovant, charmant, créatif, confortable, ludique, décalé, ou autre. N’oubliez pas que le choix d’un lieu atypique et approprié pour votre conférence est en soi un message positif, alors qu’un espace trop classique ou un mauvais choix de lieu peut plomber votre événement.

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Des intervenants surprenants et inspirants

Pour animer votre conférence, bien entendu, vous devrez faire appel aux personnes qui ont la meilleure connaissance du sujet et qui seront les mieux placées pour en parler. Pour autant, n’hésitez pas inviter d’autres intervenants, de profils complètement différents, capables d’enrichir les échanges avec des points de vue originaux, décalés et surprenants.

Par exemple, autour de la thématique de votre événement, vous pouvez très bien faire intervenir un humoriste, un influenceur, un artiste, un sportif de haut niveau, une association à but non lucratif, des professionnels d’un autre secteur que le vôtre mais confrontés à des questions comparables, ou encore des personnes au témoignage fort, au parcours de vie inspirant, faisant écho au thème abordé.

Quoi qu’il en soit, par la diversité et l’originalité des approches de vos intervenants, vous apportez un supplément d’âme, une valeur ajoutée à votre conférence et amènerez peut-être votre public à voir les choses autrement, si vous parvenez à les surprendre agréablement.

Un défi fun et stimulant

Pour ajouter un peu de fun et rythmer votre événement, pourquoi ne pas lancer un défi à vos participants ? Imaginez un petit jeu concours, en cohérence avec le thème de votre conférence. Pas besoin d’aller chercher trop loin, ni de se prendre trop au sérieux ! Votre défi doit avant tout rester un jeu et donner envie à vos collaborateurs d’y participer et de s’amuser, tout simplement.

Si votre public se prend au jeu, quelques mois, semaines ou jours avant votre événement, votre conférence suscitera un vif intérêt. Aussi, ajoutez une dose de légèreté et d’humour dans ce que vous demanderez aux candidats ! La présentation des candidats et de ce qu’ils ont préparé auront lieu le grand jour, avec un verdict du jury et une remise des prix en clôture de votre conférence, par exemple, pour faire durer le suspense.

Une communication audacieuse et bien ficelée

Bien entendu, une conférence réussie implique une bonne communication en amont. Si vous voulez pimenter l’organisation de votre conférence et susciter la curiosité, l’envie d’y participer, votre manière de communiquer autour de cet événement doit sortir de l’ordinaire, sans négliger les différents canaux de diffusion internes et externes sur lesquels vous devez annoncer l’événement : faites preuve de créativité et de bon sens.

Grâce à une stratégie de communication bien ficelée, vous pouvez déjà créer de l’effervescence à l’approche de votre conférence, en faisant du teasing autour des petites surprises que vous réservez à votre public : un jeu concours décalé, des invités inattendus, un lieu de rencontre atypique, et autres ingrédients originaux de votre choix.

Un événement connecté et interactif

Si vous voulez que votre event se diffuse au-delà des murs de votre salle de conférence atypique, préparez-vous à mettre en place un événement connecté ! Vous aurez besoin de compétences digitales pour relever ce défi numérique, mais le jeu en vaut la chandelle. Pour pimenter votre conférence, faites-en une cyber-conférence diffusée en live stream sur vos réseaux sociaux.

Par exemple, un hashtag de votre événement sur Twitter, permettra à votre audience de trouver le lien de visionnage en temps réel. Ou encore, vous pouvez créer une chaîne Youtube pour diffuser la conférence en direct et la rendre visible en replay pour les retardataires et absents. Les geeks de votre équipe seront ravis de vous y aider, sinon, il vous faudra solliciter des professionnels du community management et du streaming.

Quoi qu’il en soit, pimenter et réussir votre conférence, c’est surtout vous amuser en l’organisant ! Pour le reste, Planet Coworking vous fournit des espaces atypiques et inspirants pour vos conférences, formations, séminaires, workshops et autres événements professionnels. Have fun !

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