Comment réaménager votre espace de travail en réponse à la crise sanitaire ?

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Espace de travail

La crise sanitaire mondiale du Covid-19 a contraint de très nombreuses entreprises à réorganiser complètement l’espace de travail. Planet Coworking vous livre quelques conseils pour savoir comment respecter les consignes nationales et protéger vos collaborateurs de toute contamination dans vos locaux professionnels, tout en faisant fonctionner votre activité de la meilleure manière possible dans ce contexte inédit

Définir un nouveau mode de fonctionnement adapté à la crise sanitaire

À partir des consignes nationales de sécurite en vigueur pour faire face à la crise sanitaire du Covid-19, vous devez élaborer un plan à court et moyen termes afin de réorganiser votre espace de travail. Pour la santé de vos collaborateurs et de leurs proches, l’objectif consiste évidemment à éviter toute forme de contamination ou de propagation du coronavirus sur votre lieu de travail.

Les consignes du Gouvernement

Pour vous y aider, le protocole national de déconfinement du Ministère du Travail, destiné à toutes les entreprises en France, contient des consignes de sécurité générales. La documentation officielle dédiée au coronavirus fournit également les mesures spécifiques à chaque branche professionnelle. Vous devez donc vous assurer de bien les respecter au sein de votre espace et votre environnement de travail.

Votre application des mesures réglementaires

Libre à vous d’appliquer ces règles à la lettre, a minima, ou de prendre des précautions supplémentaires telles que la distanciation sociale de 2 m au lieu de 1 m, par exemple. Dans ce cas, veillez toutefois à rester dans la légalité et à ne discriminer aucun de vos salariés par des mesures excessives qu’ils ne pourraient pas tous et toutes respecter à cause de la crise sanitaire.

Réaménager votre espace de travail pour éviter toute contamination

Pour réorganiser votre espace de travail pour faire face à la crise sanitaire, suivez les indications du protocole national de déconfinement et de prévention des risques de propagation du coronavirus, point par point :

  • Mesures barrières et distanciation physique
  • Jauge de sécurité recommandée par espace
  • Gestion des flux internes, entrants et sortants de personnes
  • Équipements de Protection Individuelle (EPI)
  • Prise de température et dépistages
  • Prise en charge d’une personne symptomatique
  • Nettoyage, désinfection, aération, climatisation
  • Etc

Respect de la distanciation et de la gestion des flux

Surtout, reportez-vous uniquement à la documentation officielle et mise à jour relativement à la crise sanitaire, afin d’éviter de vous tromper en croyant bien faire. Chacun de ces points est crucial pour le réaménagement de votre environnement et de votre activité. Par exemple, pour respecter la distance de sécurité de 1 m entre chaque personne, une surface minimale de 4 m² est à prévoir autour de chaque collaborateur ou collaboratrice, à son poste de travail ou en mouvement en se déplaçant d’un point à un autre au sein des locaux de l’entreprise. De plus, vous pouvez définir un sens de circulation afin de limiter les croisements et marquer au sol les distances de sécurité lorsqu’une file d’attente se crée devant une porte ou un ascenseur.

Hygiène et nettoyage

De même, si ce n’est déjà le cas, vous devez vous fournir en matériel et produits spécifiques à la crise sanitaire. Du gel hydroalcoolique doit être constamment disponible à l’entrée de chaque espace ou étage, dans les toilettes et zones à risque. Vous pouvez aussi prévoir des cas particuliers, en constituant par exemple un petit stock de masques supplémentaires à l’entrée, au cas où vous recevez un client important ayant oublié de se couvrir le visage, ou autre situation imprévue.

De toute évidence, un renforcement du respect de l’hygiène et du nettoyage avec des produits désinfectants adaptés est aussi à prévoir, tout comme l’utilisation de poubelles fermées à ouverture non manuelle, ou des éclairages sans contact, etc. Encore une fois, fiez-vous uniquement aux consignes nationales en vigueur fournies par le Ministère du Travail et aux mesures spécifiques à votre secteur sur ce point de vigilance comme pour tous les autres.

Continuer le télétravail si possible, par roulement

De l’exception, le télétravail est rapidement devenu la règle en matière d’organisation des entreprises en France en conséquence de la crise sanitaire du coronavirus. Du moins, le déploiement du travail à distance s’est généralisé dans tous les secteurs d’activités qui le permettent. Si tel est votre cas, continuez autant que possible à proposer cette solution à vos salariés qui peuvent effectuer tout ou partie des tâches qui leur incombent depuis chez eux.

Par la force des choses, si la surface de votre lieu de travail se limite tout juste à un poste de travail par collaborateur ou collaboratrice en temps normal, la nouvelle règle des 4 m² par personne au bureau vous obligera à mettre en place un système de roulement permettant à vos salariés de venir travailler en présentiel dans votre espace de travail à tour de rôle, par roulement, pendant que les autres continuent en télétravail et visioconférence.

Penser à vos clients, fournisseurs, prestataires ou votre public

Vous avez sécurisé vos salariés ? Très bien, mais votre activité ne fonctionne pas en vase clos, coupée du reste du monde ! Face à la crise sanitaire, n’oubliez pas toutes les autres personnes présentes quotidiennement, ponctuellement ou potentiellement sur votre espace de travail, et en relation avec vos équipes en dehors de vos locaux professionnels.

Il s’agit, par exemple, du personnel de nettoyage assurant la propreté de votre lieu de travail, des prestataires de sécurité et d’accueil postés à l’entrée de votre bâtiment, des fournisseurs qui vous livrent chaque matin, des clients physiques avec qui vous avez rendez-vous ou qui se rendent dans vos bureaux, votre enseigne, votre magasin, à votre guichet, votre comptoir, etc.

Parmi eux, pour les professionnels, il est essentiel de les protéger aussi et de veiller à bien respecter les consignes réglementaires propres à chacune de leurs branches professionnelles, qui peuvent être différentes des vôtres et donc avec des points de vigilances particuliers à inclure dans votre plan anti crise sanitaire du coronavirus.

Transmettre vos consignes de sécurité à tout le monde

Votre plan de réorganisation de l’activité pour faire face à la crise sanitaire est enfin prêt ? L’heure est venue de transmettre vos consignes de sécurité à vos collaborateurs et collaboratrices, ainsi qu’à toutes les personnes liées à votre activité (prestataires, clients, fournisseurs, etc.).

Faites preuve de pédagogie, de disponibilité et d’écoute auprès de tous et toutes, en prenant bien le temps de vous assurer du fait que chacun et chacune ne risque rien et ait bien compris les mesures à respecter pour faire barrière ensemble au coronavirus.

Développer les nouveaux modes de travail et nouvelles formes d'événements professionnels

Enfin, cette réorganisation de facto de votre espace et de votre activité en conséquence de la crise sanitaire est une occasion de développer les nouveaux modes de travail, au-delà du télétravail et de la visioconférence, en passant au flex office ou en transformant vos locaux en espace de corpoworking

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