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Comment rédiger un compte rendu de réunion comme un professionnel ?

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Savez-vous vraiment comment rédiger un compte rendu de réunion de qualité professionnelle ? Comme dans beaucoup d’autres domaines que la rédaction, il n’y a pas de secret, ni de place pour l’improvisation ! Planet Coworking vous livre de précieux conseils d’expert pour réussir, en suivant une méthode simple et efficace adoptée par les professionnels de la rédaction des débats.

Rédiger un compte rendu de réunion, ou comment ne pas improviser !

Il peut être tentant de croire qu’il vous suffira juste d’un peu de mémoire et de votre talent naturel d’écrivain en herbe pour vous en sortir comme un chef, n’est-ce pas ? Néanmoins, si avez pris la responsabilité de produire une trace écrite fiable de votre dernière rencontre, sans vous demander au préalable comment rédiger un compte rendu de réunion, vous avez de bonnes chances de commettre absolument toutes les erreurs de débutant.

Allons, pas de panique ! Une fois que vous saurez comment faire, vos collègues seront agréablement surpris par la qualité irréprochable de vos comptes rendus. La clé de votre réussite consistera surtout à vous organiser et procéder avec la bonne méthode, en sachant exactement ce que vous devrez faire avant, pendant et après votre rencontre, tout simplement. Pour le reste, Planet Coworking vous conseille et vous assiste dans l’organisation de vos événements professionnels.

Pour traiter ce sujet phare, définissez le plan du déroulement de votre rencontre, avec plusieurs sous-thématiques stimulantes à aborder, différentes interventions et temps d’échanges entre les intervenants et avec le public. Votre débat peut être ponctué d’un film court, d’un témoignage ou autre forme d’animation venant rythmer votre événement. N’oubliez pas de donner la parole au public pour des questions et échanges à chaque étape du programme.

Avant la rencontre : préparez votre projet de compte rendu

Comment rédiger un compte rendu de réunion parfait sans aucune préparation ? Impossible ! Pour mener à bien votre mission de rédaction, un certain nombre de préparatifs sont nécessaires.

Choisissez le format de compte rendu

Tout d’abord, quel est le but de ce document ? Quel usage en ferez-vous ? Votre réponse à ces questions déterminera comment choisir le format de compte rendu à rédiger. Une synthèse des idées essentielles partagées lors d’un brainstorming n’a pas la même vocation qu’une retranscription exhaustive de toutes les interventions lors d’une réunion d’Instance Représentative du Personnel. Entre ces deux extrêmes, à vous de définir le type de compte rendu qui vous convient et son niveau de détail.

Choisissez le modèle de document

D’autre part, gagnez du temps en choisissant avant la réunion votre modèle de mise en page. Choisissez un modèle de document approprié à votre usage et surtout facile à parcourir. Libre à vous de choisir des formes de mise en page déjà prêtes à l’usage. Quoi qu’il en soit, la simplicité et la clarté fonctionnent toujours.

Renseignez l'ordre du jour et les intervenants

Comment rédiger un compte rendu de réunion de qualité sans toutes les informations nécessaires ? Dans votre document, vous devez déjà renseigner, si possibles, quelques informations essentielles :

  • la date, l’heure et le lieu,
  • la liste des participants,
  • les points à l’ordre du jour,
  • les éventuels documents annexes qui seront abordés.

Prévoyez un dictaphone et des piles ou son chargeur

Votre projet de compte rendu est désormais prêt, mis en forme dans un document contenant la structure de votre réunion et tous les éléments clés. Il ne vous reste plus qu’à prévoir un dictaphone et des piles neuves, ou un chargeur. Assurez-vous du bon fonctionnement votre enregistreur en faisant un petit test du son.

Vérifiez aussi le niveau des piles et le temps d’enregistrement disponible en mémoire, pour éviter une mauvaise surprise. Voyons maintenant comment rédiger un compte rendu de réunion pendant la rencontre. Enfin pensez à choisir un lieu adapté pour vous réunir. Planet Coworking vous propose des espaces parfaitement adaptés à vos rencontres professionnelles à Paris.

Pendant la rencontre : enregistrez et prenez des notes

Comment rédiger un compte rendu de réunion retranscrivant parfaitement le contenu de vos échanges ? Une grande partie de la qualité de votre restitution se joue pendant la rencontre. Avec la responsabilité de la production du compte rendu, vous devrez limiter vos interventions afin de veiller à votre enregistrement et vous concentrer lors de votre prise de notes.

N'oubliez pas d'enclencher l'enregistrement

Premièrement, avant le début de la séance, demandez aux participants s’ils vous autorisent à enregistrer la réunion à l’aide d’un dictaphone, en vue de faciliter la rédaction du compte rendu et uniquement dans cette optique. Si tout le monde est d’accord, positionnez la machine à un endroit permettant d’entendre tous les intervenants et activez le début de l’enregistrement juste avant le début de la rencontre. N’hésitez pas à prononcer le jour, l’heure, le lieu et l’intitulé ou l’objet du meeting, afin de disposer d’un marqueur sonore pour ne pas vous perdre dans vos enregistrements.

Concentrez-vous sur votre prise de notes

La réunion commence et le moment est venu pour vous de prendre des notes, pour chaque point à l’ordre du jour. Comment faire ? Si vous produisez une synthèse, notez les informations essentielles pour chaque point.

En revanche, si vous devez retranscrire toutes les interventions orales, votre prise de notes consistera principalement à attribuer les propos en notant à chaque fois le nom de la personne qui parle et quelques mots clés de sa phrase, afin de vous y retrouver a posteriori, sur la piste audio.

Bien entendu, si des documents sont projetés ou distribués, récupérez-en un exemplaire de chaque, afin de disposer de toute la matière première nécessaire à votre rédaction au propre. Et quand la séance se termine, pensez à arrêter l’enregistrement et vérifiez votre fichier audio avant d’éteindre le dictaphone.

Après la rencontre : finalisez la rédaction au propre et relisez

Comment rédiger un compte rendu de réunion impeccable ? Le plus dur est déjà derrière vous. À présent, l’heure est venue de finaliser votre rédaction proprement, dans votre document, qui contient déjà la structure ainsi que votre prise de notes.

Prenez soin de bien finaliser votre rédaction

Si vous devez rédiger une simple synthèse des idées essentielles, il suffira de finaliser ou reformuler vos phrases afin qu’elles soient correctes. L’enregistrement pourra vous aider en cas de doute sur un point, si votre mémoire vous joue des tours. En revanche, dans le cas d’une rédaction de « procès verbal officiel », vous devrez réécouter l’intégralité de l’enregistrement audio de la rencontre afin de rédiger une retranscription complète de tous les échanges, en enrichissant votre prise de notes. Selon les tics d’élocution et le niveau de langage des participants, vous devrez ôter les répétitions inutiles et reformuler certaines phrases incorrectes.

Relisez-vous pour vérifier l'orthographe et le style rédactionnel

Si votre document a pour vocation d’être lu par tous vos collègues et votre hiérarchie, respectez évidemment un ton neutre et objectif, en évitant toute forme de parti pris. Surtout, pensez à écrire de manière claire, fluide, synthétique, et évitez autant que possible les figures de style superflues, qui risqueraient d’alourdir la lecture ou de brouiller les informations à retranscrire. Enfin, la relecture est cruciale pour corriger les fautes, reformuler dans un sens permettant de faciliter la lecture, sans enlever d’information importante pour autant.

Si vous avez parcouru toutes les étapes de cette méthode, vous savez maintenant comment rédiger des comptes rendus comme un véritable rédacteur des débats professionnel. Ces fondamentaux vous seront toujours utiles. Quant à votre prochain meeting, n’hésitez pas à l’organiser dans l’un de nos espaces de réunion atypiques, modulables et inspirants à Paris. Planet Coworking vous accompagne dans l’organisation de tous vos événements professionnels.

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