Comment réussir une réunion de négociation ?

Comment bien préparer une réunion de négociation ? Comment organiser ce type de rencontre professionnelle stratégique ? Au regard des enjeux, mieux vaut ne pas manquer un tel rendez-vous. Pour ne pas tomber dans un piège le jour venu, Planet Coworking vous livre quelques conseils de préparation et d’organisation.

La préparation de votre réunion de négociation : information et stratégie

Parmi les différentes formes de rencontres professionnelles, la réunion de négociation est un exercice de style très particulier. Elle peut intervenir pour négocier un contrat ou un prix avec un client, un fournisseur, un partenaire. Il peut s’agir également de trouver un accord d’entreprise en concertation avec vos IRP (Instances Représentatives du Personnel).

En réalité, les problématiques rencontrées et les stratégies à employer sont vieilles comme le monde ! De l’art de la guerre aux subtilités de la diplomatie et aux ficelles du négoce, les secrets d’une bonne préparation à ce type d’événement ont été affinés depuis des millénaires. Sans pour autant tomber dans un registre guerrier, voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à trouver une issue favorable à votre séance de négociation.

Connaissez chaque personne autour de la table et ses intérêts

Qui sera présent à votre réunion de négociation ? Une bonne connaissance des participants est la première clé de la réussite. Par conséquent, cela signifie que vous devez :

• bien choisir la ou les personnes qui vont vous accompagner ;
• vous renseigner sur l’autre partie et les membres qui la composent.

De votre côté, entourez-vous des bonnes personnes pour mener cette négo, en fonction des points à l’ordre du jour. Rassemblez les compétences nécessaires et les qualités humaines requises pour réussir cet exercice délicat. Dans le camp d’en face, partez à la chasse aux informations en amont de l’échéance. Qui est décisionnaire ? Quelle est leur position ? Quels sont leurs intérêts, besoins, demandes, fourchettes de prix, forces et faiblesses ? Plus vous en saurez, plus vous pourrez anticiper et trouver le chemin qui mènera à votre succès.

Définissez des objectifs et une stratégie pour les atteindre

Lors de votre réunion de négociation, il est important de savoir précisément où vous voulez aller. Définissez un ou plusieurs objectifs cohérents et atteignables. Bien entendu, vos interlocuteurs auront fixé les leurs, qui ne seront pas toujours compatibles avec les vôtres. C’est justement tout l’enjeu d’une réunion de négociation !

Ainsi, il est nécessaire d‘établir la bonne stratégie pour atteindre vos objectifs en priorité. Celle-ci doit vous correspondre et vous offrir les meilleures chances de réussite avec les personnes réunies autour de la table. Or, plusieurs types de stratégies existent. De nombreux ouvrages approfondis vous éclaireront à leur sujet. Étudiez-les et choisissez celle qui vous semble la plus appropriée à votre situation :

• l’ouverture au compromis,
• le gagnant-gagnant,
• le tour de force,
• la diversion,
• la défensive,
• la montre,
• l’effet de surprise,
• etc.

Ensuite, une fois vos objectifs et votre stratégie définis, vous pourrez rédiger votre argumentaire et saurez exactement quoi faire le moment venu. N’oubliez pas que négocier dans le respect mutuel, dans l’apaisement et en bonne intelligence est toujours préférable. Néanmoins, attendez-vous tout de même à faire face à des imprévus, à de la résistance, voire de la conflictualité, et dans ce cas, il vous faudra garder lucidité et sang froid.

L’organisation de votre réunion de négociation

Votre réunion de négociation est préparée, mais où et comment l’organiser ? Le choix du lieu, la configuration et la qualité de la rencontre doivent être de votre initiative et donc, à votre avantage.

Privilégiez un terrain « neutre » et adapté à votre stratégie

Mieux vaut organiser une réunion de négociation sur un terrain neutre, mais en définitive, sur celui de votre choix! Le lieu dans lequel vous allez vous rencontrer et échanger jusqu’à trouver un accord joue un rôle capital, trop souvent négligé. Vous réunir dans les locaux de vos interlocuteurs serait partir avec le désavantage du terrain, et de même pour eux dans le cas contraire, c’est pourquoi un lieu tierce sera la meilleure solution.

En revanche, prenez l’initiative de choisir et proposer un espace, ce qui vous permettra de le tourner à votre avantage. Par exemple, privatiser un lieu dont l’atmosphère et les caractéristiques correspondent parfaitement à votre stratégie vous permettra de vous sentir à votre aise le jour J. Pour éviter la froideur anxiogène et inhibitrice de la salle de réunion standard, louez plutôt un lieu atypique et fonctionnel, adapté à votre format de rencontre professionnelle. Si le cadre s’y prête, la bonne ambiance facilitera le bon déroulement de votre plan.

Respectez les formes et soignez les détails

À l’approche ou à l’occasion d’une réunion de négociation, chaque détail compte et peut faire basculer les échanges, de manière positive ou négative. La moindre erreur sur la forme sera remarquée et pourra vous être reprochée. Alors, il faut vous assurer de l’envoi à l’avance des invitations, de la transmission des bonnes informations et des documents à aborder, pour tous les participants.

De même, dans la salle de réunion que vous aurez spécialement privatisée, tout doit être fonctionnel et bien en place. Les prestations connexes (traiteur de qualité pour le déjeuner, technicien pour l’installation audio et vidéo, rédacteur pour le compte-rendu, etc.) doivent aussi être prévues et validées par vos soins. Avec une configuration maîtrisée et un dispositif bien au point, votre professionnalisme et votre rigueur ne laisseront place à aucun doute, ni aucune faille sur le plan organisationnel. Ainsi, vous gagnerez en respect, en confiance et en crédibilité aux yeux de toutes les parties, que vous amènerez subtilement sur votre terrain.

Nos espaces et prestations de qualité pour vos réunions de négociation

Planet Coworking vous accompagne dans l’organisation de votre réunion de négociation, pour une ou plusieurs rencontres, en vous proposant :

• des lieux fonctionnels, modulables et originaux, dans différents types d’ambiance et de configurations ;
• des prestations logistiques professionnelles afin de sécuriser et réussir l’aspect organisationnel de chaque rencontre.