Le passage au flex office, c’est-à-dire l’absence de bureau attitré, peut effrayer ou séduire vos collaborateurs. Beaucoup de grandes entreprises l’ont mis en place dans leurs locaux, mais ce nouveau rapport à l’espace de travail n’a pas été un succès pour tout le monde.
Comment réussir votre passage au flex office ? Quels sont les pièges à éviter ? Comment susciter l’adhésion de vos salariés à la pratique du bureau flexible et de l’espace de travail collaboratif ? Planet Coworking vous livre quelques conseils pour passer au flex office avec succès.
Repenser votre espace de travail pour le flex office
Impossible de déployer le flex office sans toucher à la configuration de vos locaux. Vous devez réagencer votre espace de travail afin de le rendre compatible et adapté au flex office. Avec cette nouvelle organisation du travail, plus flexible et agile, de nouveaux besoins vont apparaître et votre espace de travail devra y répondre.
Pour cela, il est intéressant de créer différents types d’espaces au sein de vos locaux, correspondant à chacun des besoins de vos collaborateurs dans une journée de travail : postes de travail nomade, call box, îlots de travail en équipe, espace de concentration, salles de réunion, espace détente, etc.
Communiquer avec transparence et pédagogie
Changer les habitudes au bureau, le rapport à l’espace de travail, le déroulement d’une journée de travail, voilà tout de même un grand changement au quotidien pour vos salariés ! Afin que le flex office soit une réussite dans votre entreprise, il est avant tout essentiel de communiquer clairement, avec pédagogie et transparence auprès de vos équipes sur sa mise en place.
Bien en amont, vos collaborateurs doivent être préparés à ce nouveau mode de travail. Les avantages réels du flex office doivent leur être expliqués, sans quoi ils risquent de ne voir que le verre à moitié vide de la perte de leurs postes de travail attitrés. Organisez plusieurs réunions et workshops avec eux, afin de les rassurer et de leur apprendre à travailler en flex office.
Impliquer vos collaborateurs et montrer l'exemple
Il n’y a pas une seule manière d’appliquer le flex office, mais autant que le nombre d’entreprises qui l’adoptent. Lors de vos réunions de concertation et ateliers de formation aux bonnes pratiques du flex office, vous avez l’occasion d’impliquer vos collaborateurs dans cette transition. Au lieu de le subir, les salariés deviendront acteurs de ce changement et se l’approprieront à leur manière, en appliquant leur flex office, en accord avec leurs besoins, leurs idées, leurs solutions.
Et si certains sont encore sceptiques, montrez l’exemple ! Le passage au flex office sera compliqué si les salariés « perdent » leurs postes de travail attitrés alors que leurs supérieurs hiérarchiques conservent tranquillement les leurs. Au contraire, si la Direction et les managers pratiquent eux-mêmes le flex office au quotidien, aux côtés des autres salariés, vous enverrez un message très positif à vos équipes et susciterez beaucoup plus facilement l’adhésion à ce nouveau mode de travail.
Utiliser des outils et se faire accompagner
Il existe de multiples logiciels et applications de gestion d’espace de travail et de réservation de salles que vous pouvez utiliser pour faciliter l’expérience de vos collaborateurs en flex office. Enfin, pour vous assurer d’aller dans la bonne direction, faites appel à des experts du flex office et des nouveaux modes de travail pour vous aider.
Planet Coworking vous accompagne de A à Z dans la préparation, le lancement et la gestion du flex office sur le terrain, auprès de vos collaborateurs. Nous serons ravis de mettre à votre service notre expertise en gestion d’espaces de coworking et en déploiement des nouveaux modes de travail tels que le flex office.
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