Comment créer de la proximité lors d’un événement à distance?

A priori, proximité et événement à distance ne sont pas faits pour s’entendre ! Le distanciel est d’abord perçu comme un éloignement, renvoyant chacun derrière son écran. Pourtant, bien que le présentiel soit irremplaçable, il est possible de surmonter cet obstacle en jouant sur d’autres aspects que la présence physique. Planet Coworking vous conseille pour réussir votre rencontre professionnelle en ligne et créer une relation de confiance avec vos participants.

Une organisation agile, orientée utilisateurs

Votre meeting présentiel est annulé? Tout n’est pas perdu, loin de là! Un événement à distance bien ficelé pour créer de la proximité avec vos participants vous permettra d’atteindre vos objectifs. Pour cela, il faut simplement faire preuve de bon sens, d’audace et de professionnalisme. En travaillant bien sur le format et le décor visuel de votre rencontre, vous installerez le bon climat pour mettre à l’aise votre audience.

Un format événementiel attractif et engageant

Oubliez le cours magistral de 4 heures et l’ordre du jour de 24 points! Pour ne pas perdre les 3 quarts de votre public au bout de quelques minutes, vous devez leur proposer un format événementiel attractif et engageant. Le thème du jour doit être clair et la question principale à laquelle vous allez répondre doit parler à tout le monde. De plus, le déroulé de la session doit être bien rythmé et défini selon les besoins et envies de vos participants, plutôt que par rapport à une table des matières ennuyeuse. Il sera alors bien plus facile de nouer un lien de proximité avec vos invités lors de votre événement à distance.

Un décor de qualité, chaleureux et original

Pour filmer vos intervenants principaux, choisissez un lieu qui plaira à votre auditoire. Il s’agit de créer du confort visuel et de maintenir l’attention de vos convives. Au contraire, la salle de réunion standard et le mur blanc neutre n’apporteront rien à votre événement à distance, si ce n’est un obstacle supplémentaire à toute proximité. En fonction du sujet abordé le jour J, vous pourrez, par exemple, filmer en direct votre animateur dans un superbe appartement, un lieu créatif, un espace innovant, un décor inspirant. Pour viser juste, n’hésitez pas à consulter notre réseau de lieux atypiques et fonctionnels à privatiser à Paris.

Une relation de proximité pendant votre événement à distance

Maintenant, vous parviendrez à développer une relation de proximité lors de votre événement à distance en interagissant avec vos participants. Au lieu de les mitrailler avec une série de slides interminable, ou de leur projeter une vidéo pré-enregistrée, vous devez pouvoir répondre à leurs questions en direct. Vous devrez donc maîtriser l’exercice du live streaming et de la visioconférence ludique.

Des temps d’interactions et de convivialité en direct avec les participants

Vous l’aurez compris : interagir en direct avec votre audience est la clé. Les temps d’attention et de décrochage ne cessent de se réduire devant un écran de smartphone, tablette ou ordinateur. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire, d’une formation, d’un workshop, des temps d’échanges doivent être prévus tout au long de la séance. Laissez vos invités poser leurs questions, émettre des commentaires constructifs, et répondez-leur ouvertement. En toute convivialité, vos spectateurs doivent se sentir inclus, écoutés, pour devenir pleinement acteurs de la rencontre. C’est ainsi que vous tisserez de la proximité saine avec eux lors de votre événement à distance.

La “gamification” de votre événement à distance pour une proximité naturelle

Les questions et réponses avec le public ne sont pas la seule forme d’interaction possible. De plus en plus adoptée par les organisateurs d’events en ligne, la “gamification” est une autre clé d’engagement, de conversion et de fidélisation de l’audience. En effet, en ajoutant une dimension ludique à votre rencontre, vos participants auront envie de se prendre au jeu. Or, jouer est le meilleur moyen de créer de la proximité naturelle et spontanée dans un événement à distance. Défi, concours, humour, déguisement, cadeaux : tous ces ingrédients sont bons à distiller lors de votre session en live streaming. Souhaitez-vous d’autres astuces d’organisateur pour réussir vos événements? Planet Coworking et son réseau d’espaces et de partenaires vous accompagnent pour mettre en place une programmation événementielle hybride attractive et impactante.