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Événement hybride: quel équilibre entre présentiel et distanciel?

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équilibre entre présentiel et distanciel

Si l’événement hybride ou “phygital” est l’avenir de l’événementiel, quel est le bon équilibre entre présentiel et distanciel ? Comment proposer la meilleure expérience aux participants présents comme aux personnes qui participent à distance ? Planet Coworking vous livre quelques bonnes pratiques et astuces d’organisateur pour réussir pleinement votre rencontre physique diffusée en live streaming. Chaque détail compte : le lieu, la technique, l’animation, la gestion des participants, etc.

Choisir le lieu et la configuration technique pour un bon équilibre entre présentiel et distanciel

Avant de parler des participants et du déroulement de votre événement hybride, commençons par la préparation. Un bon choix de lieu et une installation adaptée vous aideront à trouver l’équilibre entre présentiel et distanciel.

Opter pour un lieu fonctionnel, atypique et stimulant

Un événement hybride n’est ni une stricte rencontre présentielle, ni une pure et simple visioconférence. Cela peut paraître évident, mais cette subtilité est fondamentale pour comprendre ce qui fera toute la différence. Pour viser juste, vers un nouvel équilibre entre présentiel et distanciel, vous devrez donc choisir un autre genre de lieu que la salle événementielle classique, ou que le cadre habituel de vos locaux professionnels.

Optez pour un lieu atypique, modulable et fonctionnel, aussi accueillant et stimulant physiquement que visuellement. Par exemple, un bel appartement aménagé et tout équipé pour des événements sur-mesure créera la proximité du “comme à la maison”, pour mieux effacer la frontière entre les personnes présentes et celles qui participent à distance, depuis chez elles. Pour vous faire une idée du type de lieu réunissant les bons ingrédients, consultez notre catalogue d’espaces atypiques à louer à Paris pour des événements hybrides de qualité.

Mettre en place une installation technique adaptée à la visioconférence et au live streaming

Sur le plan technique d’un événement hybride, il n’y a pas de secret pour créer l’équilibre entre présentiel et distanciel. Pas de place pour l’approximation, ni pour l’improvisation! Vous aurez impérativement besoin de déployer du matériel professionnel de tournage et de visioconférence ou live streaming. Vos participants à distance doivent bénéficier d’une image impeccable et d’un son parfait, en temps réel, sans incident.

Si possible, proposez-leur plusieurs angles de vue en direct, grâce à plusieurs caméras coordonnées, afin qu’ils aient la sensation d’une vue d’ensemble complète, au même titre que les personnes présentes. D’autre part, prévoyez sur place un grand écran diffusant l’image de participants connectés à distance, afin créer la sensation de leur présence pour les participants physiques. Ainsi, tout le monde se sentira davantage connecté et rassemblé.

Trouver l’équilibre entre présentiel et distanciel : l’animation et la gestion des participants

Maintenant que le bon décor est planté pour que tout le monde profite pleinement du moment présent, passons au contenu de votre événement connecté à orchestrer, à mettre en mouvement. Plus particulièrement, voyons comment créer un meilleur équilibre entre présentiel et distanciel en termes d’animation de la rencontre et de gestion de vos participants en temps réel.

Animer, connecter, gamifier en respectant l’équilibre entre présentiel et distanciel

Les formats et contenus peuvent être complètement différents d’un événement hybride à l’autre. En revanche, quelle que soit la nature de votre rencontre, l’animation joue un rôle décisif dans votre capacité à trouver le bon équilibre entre présentiel et distanciel. D’ailleurs, animer la communauté de vos participants commence avant et continuera après la rencontre, ce qui contribuera à impliquer et inviter tout le monde à interagir sur un même pied d’égalité.

Aussi, un événement hybride bien rythmé, avec une mise en scène inclusive, un fort pouvoir narratif, une thématique stimulante, un intervenant inspirant, saura capter l’attention de tous et fera oublier la distance. Votre salut passera également par la gamification de votre événement phygital, impliquant les présents comme les connectés à distance.

Partager le moment présent et impliquer pleinement les participants présents et à distance

Enfin, vous trouverez le parfait équilibre entre présentiel et distanciel dans votre manière de partager ce précieux moment avec tous vos participants:

  1. L’animateur, intervenant ou modérateur doit s’adresser explicitement, régulièrement et avec la même implication aux participants à distance comme aux invités présents. Négliger les uns ou les autres serait un grave erreur de communication, un manque de courtoisie et de considération.
  2. Donnez autant la parole et la possibilité de participer, de s’impliquer, aux participants situés des deux côtés de l’écran, sans distinction.
  3. Offrez-leur la possibilité d’interagir entre eux en direct, pour répondre à des questions posées, partager leurs expériences, se donner des conseils les uns aux autres, dans un vrai esprit collaboratif.

Avec tous ces ingrédients, votre événement hybride devrait rencontrer un joli succès. Et si vous cherchez le lieu idéal pour l’organiser, ou si vous avez besoin d’un accompagnement pour vos événements professionnels, n’hésitez pas à solliciter l’expertise de Planet Coworking.

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