Cette période que nous vivons tous ensemble, nous apprend à innover, mettre en place de nouveaux formats, réorganiser nos événements et interagir différemment. Nous sommes tous acteurs dans ces enjeux numériques et sommes amenés à vivre l’événementiel autrement. Comment faire et comment s’adapter ? Comment créer un événement en distanciel ? Planet Coworking vous accompagne à poursuivre vos activités et se charge d’organiser vos événements à distance, hybrides, multiplex… tant de termes pour accueillir vos collaborateurs à la fois en présentiel et distanciel. Optez pour les grands rassemblements, cette fois-ci digitaux et confiez toute la technique à des experts quel que soit le nombre de participants.
TOUS VOS ÉVÉNEMENTS
Le format hybride permet de transposer tous vos événements en distanciel avec des équipements adaptés.
Conférence en ligne
- Idéal en information descendante
- Nombre de participants illimité
Assemblée générale
- Idéal en information descendante
- Nombre de participants illimité
Atelier / Workshop
- 2 intervenants
- Salle de sous commisision virtuelle
- Limité à 25 personnes maximum
Webinar corporate
- Jusqu’à 5 intervenants
- Nombre de participants illimité
Réunion en ligne
- Haut niveau d'interactivité
- Sous-groupe virtuel possible
- Idéal 50 personnes maximum
Formation en ligne
- 2 intervenants
- Salle de sous commisision virtuelle
- Limité à 25 personnes maximum
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COMMENT ORGANISER
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ÉVÉNEMENT À DISTANCE
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Les réseaux sociaux et les outils numériques n’ont jamais suscité autant d’intérêt dans le secteur événementiel comme c’est le cas de nos jours. Avec la pandémie de la covid-19 qui a fortement impacté plusieurs secteurs d’activité et compromet jusqu’à présent les rassemblements, il est nécessaire de penser à d’autres moyens d’organiser et d’animer vos salons professionnels. L’un d’entre eux, c’est l’événement hybride. Il s’agit d’une pratique qui vous permet d’allier à la fois la présence physique et à distance afin de profiter des avantages que chacun des modes de rassemblement a à offrir, tout en respectant les contraintes sanitaires. De quoi s’agit-il réellement et comment le mettre en œuvre ? En quoi est-ce différent d’un événement en ligne et du face à face ? Planet Coworking vous explique et vous accompagne pour vivre des expériences mémorables lors de vos prochains événements !
C’est quoi un événement hybride ?
L’événement hybride est une incentive à la fois unique et originale, associant le meilleur de l’événement physique et de l’événement digital. Il s’agit d’une rencontre atypique qui se déroule à la fois dans un lieu physique, mais aussi à distance. Il permet de cumuler à la fois une audience virtuelle, c’est-à-dire un public en ligne qui peut suivre la séance de team-building en live ou à distance, et une audience réelle, celle qui se trouve en présentiel sur le site physique.
La particularité de ce type de prestation, c’est qu’elle offre la même expérience à tous les participants. Le contenu est diffusé en temps réel et les personnes présentes ont la possibilité de réaliser du networking virtuel et physique. Pour que cela soit possible, de nombreux outils doivent être mis en place afin de favoriser un niveau d’interactivité identique à tous les convives. Les participants ont le libre-arbitre de choisir entre participer à distance ou en présentiel, en fonction des contraintes auxquelles ils sont soumis et/ou de leur disponibilité.
Les avantages de l’événement hybride
L’organisation d’un événement hybride présente de nombreux avantages. Le premier, c’est la possibilité qu’il offre de toucher une cible plus grande. Avec sa portée étendue (en présentiel, mais aussi virtuellement), l’organisateur que vous êtes, pouvez réunir plusieurs personnes à la fois.
Faire le choix de rendre opérationnelle cette pratique vous permet de pallier aux limites géographiques des rencontres physiques. Les participants n’auront plus d’excuses pour ne plus participer. Quel que soit le lieu où ils se trouvent à l’autre bout du monde, ils pourront facilement assister à votre événement à distance à condition que vous teniez compte du décalage horaire. En mettant en place cette méthode d’organisation de réception professionnelle, vous simplifiez la logistique, réduisez les déplacements des intervenants à votre séminaire et réduisez ainsi les coûts liés à la logistique par exemple. Dans l’ensemble, l’événement hybride vous permet de réaliser d’importantes économies.
Événement hybride : comment le réussir ?
La réussite de votre événement hybride doit tenir compte de plusieurs considérations :
Identifier votre audience
La première chose que vous devez faire pour réussir votre séance de team-building digital et physique, c’est d’identifier votre audience ou cible. A qui souhaitez-vous vous adresser ? Comment encourager les concernés à participer ? Quelle est l’incentive, la motivation que vous apportez pour les emmener à adhérer ? Une fois que vous avez déterminé votre cible, vous pourrez mieux définir vos objectifs et leur mise en application.
Définir votre budget
La réussite d’un événement hybride dépend également des ressources financières engagées. Pour donner vie à vos idées, vous devez définir votre budget en fonction de ce que vous souhaitez réaliser. Celui-ci doit inclure l’embauche de différents prestataires qui vous accompagneront dans la réalisation de vos différents objectifs.
Faire appel à des professionnels
L’organisation d’un événement à distance ne doit pas être prise à la légère. Pour que votre rencontre se déroule dans de bonnes conditions, vous devez faire appel à une agence événementielle. Innov vous accompagne et prend en charge la logistique qui entoure l’organisation de votre réception. De la location de la salle, à la mise en place des équipements nécessaires, l’agence se charge de tout mettre en œuvre pour que vous vous concentriez uniquement sur le bon déroulement du team-building.
Avoir le matériel adéquat
Qui dit événement hybride, dit matériel adéquat pour vous accompagner. Nous faisons ici référence à :
- Une bonne connexion internet stable pour la diffusion en ligne de vos contenus aux personnes à distance
- Une sonorisation adéquate
- Une plateforme qui vous permet de streamer votre contenu
La notoriété de ce type de rencontre n’est plus à prouver. Elle fait ses preuves et vous permet de toucher le plus grand nombre. Au moment de l’organisation, prenez la peine de bien engager votre audience afin qu’elle ne s’ennuie pas, et de déterminer vos résultats avec la mesure des événements. L’événement hybride est la clé-en-main dont vous avez besoin pour donner un souffle nouveau à votre entreprise.
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