Comment ne pas organiser un événement prévisible?

Toujours les mêmes formats, les mêmes salles, les mêmes sujets, les mêmes contenus… Le constat peut sembler un brin provocateur, mais dans l’événementiel professionnel, il est si facile de tomber dans le piège d’un événement prévisible (et d’autant plus ennuyeux!). Malgré le professionnalisme et le talent des organisateurs, qui ne seront ici jamais remis en question, plusieurs chemins mènent à l’organisation d’une rencontre bien trop conventionnelle et attendue : la routine, le mimétisme, les choix imposés, la peur de sortir du cadre, le confort d’une formule éprouvée, le manque d’inspiration, l’absence de stratégie et d’objectifs, etc. Pour éviter de reproduire toujours le même schéma événementiel, il n’y a pas de recette unique, ni de formule magique, mais en se posant les bonnes questions et en réunissant quelques bons ingrédients, un changement est possible, et les participants apprécieront.

Un événement prévisible ne vous apprend rien

Qu’est-ce qu’un événement prévisible? Un non-événement, où les invités comme les intervenants savent déjà à l’avance ce qui sera dit, comment la rencontre va se dérouler et quelle en sera la conclusion, avant d’en repartir sans avoir rien appris de nouveau! Très bien, mais alors, qu’est-ce qu’un événement? Un rendez-vous dont le scénario n’est pas complètement écrit à l’avance, une occasion rare et inédite, la sensation qu’il s’est vraiment passé quelque chose en sortant de la salle, des participants agréablement surpris.

Proposez un contenu inédit, vraiment intéressant

Tout d’abord, inutile d’inviter votre public, vos collaborateurs, vos clients, votre réseau, si vous ne leur fournissez pas du contenu inédit, réellement intéressant de leur point de vue, et que personne d’autre ne leur avait proposé jusqu’à présent. En faisant preuve de consistance avec des informations clés pertinentes, des données partagées en exclusivité, des éléments précis et approfondis, vous répondrez à un besoin d’apprendre et de découvrir ressenti par votre audience. En effet, un contenu de qualité est une première base solide pour éviter un événement prévisible.

Abordez votre sujet avec une approche nouvelle, différente

Dans le fond, il n’y a peut-être rien de nouveau à proposer à vos participants dans votre domaine, sauf dans votre manière d’aborder le sujet du jour! Dans un secteur peu innovant, par exemple, la bonne surprise peut venir d’une approche complètement différente de la thématique au programme. Inutile de chercher à réinventer la roue, car un événement prévisible en serait l’occasion idéale. Peut-être que revoir votre copie avec de nouvelles lunettes, sous un autre angle, en faisant un pas de côté, fera ressortir de belles choses auxquelles votre auditoire ne s’attendait pas.

Un événement prévisible se présente toujours dans les mêmes formats de salles et de discussions

Si vous organisez ou participez régulièrement à des réunions, séminaires, ateliers, conférences, team building, webinaires et autres types de corporate events, n’avez-vous pas le sentiment de revivre toujours la même journée, la même soirée? L’événement prévisible aura toujours lieu dans les mêmes espaces, pour imposer toujours les mêmes cadres de discussions, c’est pourquoi en tant qu’organisateur, il sera salutaire de sortir de ces sentiers battus et rebattus.

Sortez de la salle de réunion ou de conférence conventionnelle

Une mesure simple et efficace, pour ne pas lasser votre public avec un événement prévisible, consiste à changer de lieu, c’est-à-dire changer de type de lieu, pour offrir une bouffée d’oxygène à vos convives réguliers. Oubliez la traditionnelle salle de conférence, la vieille salle de classe, la salle de réunion d’hôtel froide et impersonnelle! Pour une fois, osez sortir de vos locaux et organiser votre prochaine rencontre dans un espace original, néanmoins parfaitement fonctionnel et adapté à votre besoin logistique. Pour cela, Planet Coworking vous ouvre les portes d’un réseau de lieux atypiques à Paris tout équipés pour vos événements professionnels:

• un appartement haussmannien,
• un studio de musique,
• un rooftop convivial,
• un loft industriel,
• une terrasse guinguette,
• un tiers-lieu exotique,
• une verrière minimaliste,
• etc.

Et si vous preniez le temps d’échanger réellement avec vos participants?

Enfin, la meilleure manière de surprendre agréablement vos participants sera peut-être de leur offrir un vrai temps d’échanges, tout simplement. Dans l’événementiel professionnel, il arrive bien souvent que quelques minutes soient prévues en fin de rencontre pour prendre les questions du public, par exemple, avant d’être annulées, faute de temps, laissant sur leur faim les participants qui souhaitaient échanger avec les intervenants ou poser une question qui leur tenait à cœur. Surtout, ne négligez pas ce temps de parole et de discussion nécessaire avec vos invités du jour. Laissez-les intervenir, donner leurs points de vue, partager leurs témoignages, livrer leurs impressions, proposer leurs idées, enrichir le débat. De cette discussion franche et profonde naîtra peut-être cet imprévu, ce supplément d’âme qui fera de votre événement un excellent souvenir chez les personnes qui y auront participé.