Le protocole sanitaire de l’événementiel professionnel pour l’été 2021

Depuis mars 2020, l’événementiel professionnel avait arrêté toute forme de rencontre physique, au grand désarroi des organisateurs et du public. Désormais, à partir du 19 mai 2021, les événements professionnels en présentiel sont à nouveau autorisés, mais en respectant certaines règles. Quel est le nouveau protocole sanitaire dans ce secteur? Quels formats de rencontres sont-ils concernés? Planet Coworking vous explique la nouvelle marche à suivre au printemps-été 2021 pour organiser vos conférences, séminaires, ateliers, salons et autres corporate events accueillant du public.

Événementiel professionnel : le retour progressif du présentiel

Enfin une lumière au bout du tunnel! Le Gouvernement vient de dévoiler de nouvelles règles sanitaires pour les différents secteurs d’activités de l’Economie Française. Après une année d’interruption totale des grandes rencontres présentielles, l’événementiel professionnel retrouve l’autorisation de réunir du public en lieu physique. Voyons comment s’articule ce déconfinement.

Les 3 phases de déconfinement de l’événementiel professionnel

Le déconfinement de l’événementiel professionnel a commencé depuis le 19 mai 2021, mais de manière progressive, afin de continuer à maîtriser les risques d’apparition de nouveaux clusters et de maintenir un faible niveau de contaminations. Voici les 3 phases du protocole sanitaire renforcé que doivent respecter les organisateurs d’événements professionnels en présentiel.

• Phase 1 du 19 mais au 8 juin 2021
• Phase 2 du 9 juin au 29 juin 2021
• Phase 3 du 30 juin 2021 jusqu’à nouvel ordre

Les événements professionnels concernés et leurs jauges maximales

Lors de la phase 1 (du 19 mai au 8 juin 2021), les séminaires d’entreprise et les congrès sont autorisés à accueillir du public en présentiel, en respectant les règles de distanciation sociale et les gestes barrières. La jauge est arrêtée à 35% de la capacité d’accueil normale, avec un maximum de 800 personnes présentes sur un même site.

Lors de la phase 2 (du 9 juin au 29 juin 2021), cette même catégorie d’événements professionnels voit sa jauge augmenter à 65%, avec obligation de présenter le pass sanitaire à partir de 1000 participants et un maximum de 5000 convives présents sur site. Pour les salons et foires en présentiel recevant du public B2B ou B2C, la jauge est fixée à 50% de la capacité d’accueil des lieux, pour 5000 personnes présentes au maximum par hall d’exposition.

Lors de la phase 3 (du 30 juin 2021 et jusqu’à nouvel ordre), les salons et foires retrouvent une jauge de 100%. Au-delà de 1000 participants sur un même site, la présentation du pass sanitaire sera obligatoire.

Les nouvelles règles sanitaires de l’événementiel professionnel

Le Gouvernement précise également certaines règles communes à respecter lors de chacune de ces 3 phases de déconfinement de l’événementiel professionnel. Elles s’inscrivent dans la continuité du protocole sanitaire national, notamment en matière d’hygiène et de gestion des flux. D’autre part, un référent Covid-19 devra systématiquement être désigné chez les organisateurs. Enfin, le protocole sanitaire des restaurants et traiteurs est appliqué en cas de restauration sur place lors de l’événement professionnel, tout comme le Protocole National des Entreprises (PNE) pour les travailleurs en service lors de la rencontre.

Les règles d’hygiène à respecter

Pour l’événementiel professionnel, le port du masque reste obligatoire pour tous, à partir de 11 ans, en intérieur comme en extérieur. Du gel hydro-alcoolique doit être mis à disposition du public et bien mis en évidence à l’entrée, à la sortie et aux toilettes. Tous les supports de communication et de publicité habituellement distribués au format papier devront être dématérialisés, de préférence. Quant aux objets ou produits manipulés par les participants ou intervenants, ils devront être désinfectés systématiquement après chaque contact. Par ailleurs, le nettoyage et la désinfection des lieux, du mobilier et du matériel doivent être effectués avec la plus grande rigueur avant, pendant et après chaque événement professionnel. Aussi, une bonne ventilation est recommandée, en faisant circuler l’air ambiant sans le projeter sur les visiteurs.

La gestion des flux des participants

Sur le lieu de l’événement professionnel, la gestion des flux doit être conçue pour limiter les croisements, les interactions et respecter la distanciation sociale tout comme les gestes barrières. Si possible, un sens de circulation doit être mis en place avec un marquage au sol et de la signalétique, en évitant de positionner l’entrée et la sortie au même endroit si les locaux le permettent. Un affichage à l’entrée doit également rappeler les consignes sanitaires à observer pendant toute la durée de la rencontre professionnelle.

La désignation d’un référent Covid-19

Enfin, les organisateurs de l’événement professionnel doivent désigner un référent Covid-19. Cette personne salariée de l’entreprise devra veiller au respect de ce protocole sanitaire renforcé appliqué au secteur de l’événementiel professionnel, ainsi que des règles sanitaires en entreprise et la réglementation spécifique à la restauration si les participants ont la possibilité de consommer de la nourriture sur place lors de la rencontre présentielle.

Ces nouvelles dispositions du protocole sanitaire s’appliquent donc aux salons professionnels, foires, congrès et séminaires d’entreprise. Planet Coworking vous accompagne et vous propose des lieux atypiques à Paris pour organiser vos événements professionnels, réunions, formations, conférences, team building, workshops et autres formats de rencontres professionnelles en présentiel comme à distance.