Comment gérer l’inscription à votre webinaire?

L’inscription à votre webinaire est une étape clé de la réussite de votre événement à distance : il ne faudra jamais la prendre pour acquise. Par quel moyen les personnes intéressées vont-elles s’inscrire? Comment vous assurer de les transformer en inscrits, puis en participants réels à votre rencontre? Planet Coworking, société experte en organisation d’événements professionnels en présentiel et distanciel, vous conseille sur la gestion de la phase des inscriptions à votre webinar, que nous pouvons entièrement assurer pour vous, si vous préférez.

Préparer la bonne stratégie d’inscription à votre webinaire

Bien entendu, rien de mieux qu’un webinar attractif, sur un thème captivant, avec des intervenants reconnus pour donner envie à votre audience cible de s’inscrire! Au-delà de cette évidence, considérons le moment stratégique où vos participants potentiels vont se présenter à votre première porte avant l’événement : l’inscription à votre webinaire. Pour que cette formalité soit un chemin naturel vers la participation à votre visioconférence et non un obstacle qui vous fera perdre des inscrits en route, 2 points cruciaux doivent être validés : le bon format et le bon formulaire. Cette étape est aussi très importante pour vous, en raison des informations que vous pouvez collecter, c’est pourquoi il ne faut surtout pas la négliger.

Quel format d’inscription à votre webinaire proposer?

S’il est possible de s’inscrire à votre événement virtuel par téléphone, par courrier, par fax, par e-mail et par simple confirmation à l’oral, vous n’allez jamais vous en sortir! Il est donc recommandé de créer une page d’inscription à votre webinaire. Elle peut être créée sur votre site web, mais aussi dans votre outil de billetterie en ligne, ou encore sur votre plateforme de visioconférence (si celle-ci le propose). Cette page doit contenir un descriptif complet de votre événement à distance, ainsi que le formulaire pour s’y inscrire. En effet, vos futurs participants doivent y trouver toutes les informations nécessaires pour être rassurés, stimulés et convaincus de s’engager à y participer:

• la date, l’heure et la durée du webinar
• le titre, le thème, le nom du ou des intervenants
• une introduction synthétique et une présentation détaillée du contenu de la rencontre
• un argumentaire sur les problématiques résolues, réponses obtenues, bénéfices acquis en y participant
• les éventuelles conditions requises pour y assister, si vous vous adressez à un public restreint ou d’initiés
• un rappel sur les règles de bienséance, de participation, de modération pendant cet event
• le tarif et les modalités de paiement acceptées, s’il s’agit d’un événement payant

Quelles informations demander dans le formulaire d’inscription à votre webinar?

Veillez à ce qu’aucun obstacle ne vienne s’opposer à ce que chacun ou chacune s’inscrive avec succès. Chaque participant potentiel doit pouvoir s’inscrire facilement et rapidement. Par conséquent, votre formulaire d’inscription au webinaire ne doit pas être trop long, ni fastidieux. Pour autant, cette collecte d’informations sur votre audience est hautement stratégique pour vous. C’est peut-être même la raison première de l’organisation de votre événement à distance. Bien sûr, avec le nom et le prénom, il vous faut au moins demander un contact, adresse e-mail et/ou numéro de téléphone, ne serait-ce que pour envoyer la confirmation et le rappel des informations essentielles autour de l’événement.

En complément de ces informations indispensables, profitez-en pour collecter quelques données supplémentaires, utiles pour votre fichier, vos statistiques, votre campagne. N’hésitez pas à demander ce qui vous sera le plus utile pour mieux cerner votre public : âge, localisation, catégorie socio-professionnelle, etc. Vous pouvez également associer une question à choix multiples, sur les raisons pour lesquelles chaque personne souhaite participer, sur la manière par laquelle chaque personne est arrivée jusqu’à vous, sur les besoins et les attentes, ou autre question clé pour votre stratégie professionnelle. Attention tout de même à ne pas trop en demander, ni à proposer un formulaire interminable, au risque de perdre des participants. Il doit être facile et rapide de s’inscrire en remplissant les champs obligatoires, et à peine plus long en saisissant des données facultatives. Enfin, veillez au respect de la RGPD et rappelez-le, pour rassurer votre public sur la protection de leurs données personnelles.

Ouvrir l’inscription à votre webinar et assurer le suivi des inscrits

Maintenant que vous avez créé la page et le formulaire d’inscription à votre webinaire, tout est prêt pour ouvrir le bal et récolter vos premiers inscrits! D’ailleurs, pendant ce temps préalable à votre événement à distance, vous pouvez déjà assurer un suivi de vos convives et des informations qu’ils font remonter vers vous. Cette phase préliminaire peut vous être utile afin de rectifier le tir avant le début de l’événement en cas de petites erreurs, mais aussi pour commencer à tisser un lien avec vos inscrits, récolter davantage d’informations qualitatives auprès d’eux, et maximiser vos chances de les transformer en participants connectés le jour J.

Quand ouvrir les inscriptions à votre webinar?

En principe, vous pouvez ouvrir les inscriptions à votre webinar le plus tôt possible. Par contre, si vous le faites, cela signifie que tout est vraiment au point et confirmé pour l’organisation de votre événement en distanciel : confirmation de la présence des intervenants, logistique de tournage et de diffusion, location d’espace de webinar, etc. Un événement annulé après l’inscription au webinaire ferait mauvaise impression. En revanche, si tous les feux sont au vert, vous pouvez lancer le processus dès que possible. D’ailleurs, vos participants doivent avoir la possibilité de s’inscrire jusqu’au jour de la visioconférence, y compris pendant la rencontre pour les ultimes retardataires.

Comment assurer le suivi des inscrits à votre rencontre en distanciel?

Vous vous souvenez des informations stratégiques à collecter dans le formulaire? Le laps de temps entre sa validation par les futurs participants et le jour de l’événement peut vous servir à en collecter d’autres de manière plus qualitative. Dans l’e-mail de confirmation de l’inscription au webinaire, vous pouvez éventuellement proposer d’échanger sur le thème de la rencontre aux inscrits qui le souhaitent. Si le but de votre webinaire consiste à acquérir de nouveaux prospects ou clients, par exemple, vous pouvez déjà initier un premier contact de manière intelligente et appropriée. En amont, vous pourrez ainsi en savoir plus sur eux, leurs besoins et leurs attentes. D’autre part, ce lien de proximité renforcera les chances de transformer vos inscrits en participants réels, ce qu’il ne faut jamais prendre pour acquis.

Planet Coworking vous accompagne de A à Z dans l’organisation de votre webinar professionnel. De la location d’espace attractif à Paris à la coordination technique et logistique de votre événement à distance, nous pouvons prendre en charge tout ou partie de la préparation de votre rencontre clef en main, y compris la gestion des inscriptions.