Les 5 points à ne pas oublier pour votre événement hybride
Nombreuses sont les entreprises, aujourd’hui, qui privilégient l’utilisation des événements hybrides pour conduire leurs meetings. Ces derniers sont pratiques et assurent la participation de tous les employés, même ceux qui ne sont pas disponibles en présentiel. Toutefois, son organisation ne doit pas être prise à la légère. Pour que cela se passe dans de bonnes conditions, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs. Voici les 5 points à ne pas oublier pour votre rendez-vous à la fois physique et virtuel !
Prévoir les réglages techniques
L’un des 5 points clés à ne pas oublier pour votre événement hybride, ce sont les réglages techniques. Premièrement, vous devez anticiper sur les bugs et problèmes que vous pouvez rencontrer. Parce que le rendez-vous est partiellement en ligne, de nombreux soucis peuvent survenir. C’est le cas de :
- Coupures de micro
- Problèmes de son et d’images
- Des bugs au niveau de la plateforme de transmission, etc.
La présence ou la survenue d’un seul de ces problèmes peut sérieusement entraver le bon déroulement de votre rendez-vous, et vous faire perdre une grande partie de votre audience. Veillez à bien vérifier tous vos outils avant la transmission de votre rendez-vous en ligne. Révisez la qualité du son, assurez-vous que les micros fonctionnent normalement et améliorez l’expérience des participants.
Captiver et maintenir son public en haleine
Captiver et maintenir votre audience en haleine fait partie des 5 points à ne pas oublier pour votre événement hybride. Pour une stratégie de séduction réussie du public, votre message doit être bien défini et bien structuré.
Avant la transmission de votre conférence en ligne, assurez-vous d’avoir établi vos objectifs. Ces derniers doivent être en cohésion avec le message que vous voulez passer et susciter l’intérêt chez les participants.
Nous vous recommandons aussi de créer un sentiment de besoin chez les personnes que vous avez invité. Par exemple, si le but de votre événement virtuel est de présenter un nouveau produit, vous devez montrer les atouts de ce dernier et susciter le sentiment d’achat ou de manque auprès des participants. Cela vous aidera à capter leur attention jusqu’à la fin.
Vous pouvez aussi proposer des quiz aux participants. Ces derniers favorisent l’interactivité et permettent à vos convives et audience, de participer à votre meeting en ligne. Assurez-vous aussi que votre contenu soit bref. S’il est long, votre public se désintéressera rapidement et vous perdre en audience.
Engager l’audience
Un des objectifs pendant les événements hybrides, c’est de faire ressortir un sentiment de joie chez le public. C’est l’un des 5 points à ne pas oublier pour votre rendez-vous virtuel. Comment réussir à engager votre audience ? Tout d’abord, mettez-vous à la place de votre cible et pensez à ce que vous attendez au sortir d’une telle visioconférence.
Ensuite, proposez-leur une expérience fluide et intuitive. Pour vos rendez-vous à la fois physiques et virtuels, proposez des activités qui vont détendre les participants. Les animations et interactions telles que les « networkings » et « matchmakings » sont excellentes. Elles peuvent se tenir en présentiel comme en virtuel, et elles permettent aux participants de se connaître et de créer des relations d’affaires.
Avoir une bonne connexion internet
Un autre élément parmi les 5 points clés à ne pas oublier pour votre événement hybride, c’est la qualité de votre connexion internet. Si elle est de mauvaise qualité, elle peut affecter la retransmission de votre conférence en ligne. Par la suite, cela peut causer des difficultés d’accès au message que vous souhaitez transmettre, et une grande perte de votre audience.
Répondre aux questions des intervenants
Quels sont les 5 points à ne pas oublier pour votre événement hybride ? Vous devez également prendre la peine de répondre aux différentes questions posées par vos participants. Qu’ils soient présents physiquement ou virtuellement, veillez à interagir avec eux. Cela leur donne le sentiment qu’ils comptent, et qu’ils sont importants à vos yeux.
Les événements hybrides mettent en exergue le public physique et l’audience virtuelle. En mettant en pratique ces 5 points, vous assurez le bon déroulement de votre réunion virtuelle. Un autre point à ne pas oublier, c’est la qualité de la plateforme de retransmission. Vous devez vous assurer qu’elle est ergonomique et qu’elle ne présente aucun bug ou déficit technique.
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