Privatiser un lieu pour une journée d’étude

Si vous avez la responsabilité d’organiser une journée d’étude pour votre entreprise, un bon choix de lieu est essentiel. La réservation de la petite salle de réunion ennuyeuse, la privatisation du grand auditorium ou amphithéâtre glacial et la location de salle de réception impersonnelle ne sont pas recommandées pour ce type d’événement professionnel. S’il vous tient à cœur d’accueillir vos participants et intervenants dans les meilleures conditions, vous devrez plutôt vous orienter vers un espace événementiel à la fois atypique et parfaitement fonctionnel, capable de répondre à vos besoins en termes de logistique mais aussi de proposer une expérience agréable à vos collaborateurs et invités. Planet Coworking vous conseille et vous accompagne de A à Z dans votre recherche de lieu pour une journée d’étude, que ce soit en présentiel, à distance ou au format hybride.

Les critères de choix d’un lieu pour une journée d’étude en présentiel

Lorsqu’il s’agit de réunir vos convives et intervenants pendant toute une journée ou une demi-journée, il convient de sélectionner votre espace de rencontre professionnelle avec le plus grand soin. En accord avec le cahier des charges de votre corporate event, la clé du succès se trouve certainement dans un équilibre optimal entre l’aspect fonctionnel et la dimension émotionnelle de votre futur lieu pour une journée d’étude à Paris ou en Province.

Un espace fonctionnel pouvant accueillir vos participants confortablement

Bien entendu, il est avant tout impératif de ne retenir, dans votre sélection, que des lieux proposant la capacité d’accueil nécessaire, notamment en nombre de places assises par rapport à votre nombre de participants, mais aussi toutes les fonctionnalités prévues dans votre programmation événementielle du jour. Un bon lieu pour une journée d’étude doit être tout équipé (prises, projecteur, écran, accès wifi très haut-débit, sonorisation, etc.) sur le plan technique. Entièrement modulable et fonctionnel, cet espace doit proposer toutes les options logistiques d’une salle de séminaire ou d’une salle de conférence, mais aussi prévoir des prestations à la carte et si possible, mettre à disposition un réseau de prestataires:

• régisseur et techniciens
• traiteur
• architecte d’intérieur, décorateur ou décoratrice
• personnel d’accueil, de sécurité, de nettoyage
• etc.

Ainsi, d’un point de vue logistique, il doit être possible d’y organiser des événements professionnels polymorphes, incluant à la fois des réunions de travail, des conférences débats, des ateliers brainstorming ou séances de formation, dans un esprit studieux, mais aussi des déjeuners, des réceptions, un cocktail dînatoire, une activité ludique, un moment de détente chaleureux et convivial en début ou fin de rencontre. Le lieu idéal proposera plusieurs salles, pour bénéficier de plusieurs configurations dans la même journée.

Une atmosphère calme, originale et inspirante

Dans ce sens, votre lieu pour une journée d’étude ne doit pas se contenter d’être fonctionnel. Comme un intervenant à part entière, il jouera aussi un rôle décisif par sa personnalité, son supplément d’âme, son intelligence émotionnelle. Une belle lumière du jour, une décoration soignée, des sièges confortables, des tableaux inspirants, des couleurs chaleureuses, un style original, une vue imprenable: tous ces détails participent à la création d’une atmosphère unique propice au bon déroulement de la journée et à la satisfaction des participants. Pour trouver cette alchimie particulière, les espaces de conférences, réunions et séminaires classiques ne suffiront pas: allez plutôt chercher un lieu atypique pour sublimer votre journée d’étude en présentiel.

Louer une salle pour une journée d’étude hybride ou à distance

Par choix ou par contrainte, notamment en raison des mesures sanitaires, par exemple, vous avez peut-être décidé d’organiser des journées d’étude en distanciel ou au format hybride cette année. Pour autant, cela ne signifie pas que vous devrez vous contenter de la webcam de bureau ou de télétravail de vos intervenants pour filmer et retransmettre en direct ces rencontres. Comme nous l’avons vu dans de multiples articles pour décrire les nouveaux espaces de webinaire, un lieu pour une journée d’étude par visioconférence doit être savamment choisi pour créer un environnement visuel attractif et stimulant pour vos participants connectés.

Les prérequis d’un lieu pour une journée d’étude en visioconférence

De toute évidence, vous visez une salle capable d’accueillir toute votre installation technique pour la prise de vue, la prise de son, les éclairages et la diffusion en livestreaming de votre journée de réflexion ou journée de formation en ligne. Tous les branchements nécessaires et un accès internet à très haut-débit (fibre optique si possible) sont incontournables. Votre lieu pour une journée d’étude doit vous permettre de filmer vos intervenants sous plusieurs angles, avec une bonne acoustique et une bonne luminosité, afin que vos collaborateurs à distance puissent profiter pleinement de ce rendez-vous studieux sans incident technique et avec une bonne qualité d’image et de son. La présence d’une équipe technique sur place dans le cadre d’une prestation clé-en-main sera un plus.

Un environnement visuel atypique, attractif et différenciant

Surtout, ce lieu pour journée d’étude sera parfait s’il propose à votre auditoire un environnement visuel séduisant et stimulant, ce qui vous aidera à maintenir l’attention des participants en ligne pendant cet événement connecté de plusieurs heures, encore plus long qu’un webinaire! En effet, cette salle doit être envisagée comme un décor de cinéma, de théâtre ou d’émission de télévision, avec une scénographie, une mise en scène bien ficelées pour augmenter l’attractivité de votre rencontre virtuelle ou de votre événement hybride. Si l’espace le permet, plusieurs sous-espaces à filmer peuvent être créés pour changer de prise de vue lors des différentes étapes du programme à l’ordre du jour, ce qui rendra la journée plus dynamique pour vos collaborateurs à distance. Comment trouver un tel lieu pour votre journée d’étude? Planet Coworking vous accompagne en vous proposant un réseau d’espaces à privatiser à Paris pour tous vos événements en présentiel, au format hybride ou à distance. Pour en savoir plus, contactez-vous.