Louer un espace pour une rencontre en présentiel: comment choisir?

L’événementiel professionnel in situ et les rassemblements physiques sont enfin de retour! Pour marquer le coup et repartir sur de nouvelles bases, pourquoi ne pas louer un espace de rencontre en présentiel? Planet Coworking vous conseille pour choisir la bonne salle et vous ouvre les portes d’un réseau de lieux atypiques parfaitement adaptés à votre besoin.

Location d’espace de rencontre en présentiel : trouver un lieu atypique capable de diffuser la bonne atmosphère

La crise sanitaire a tout changé. Dans l’événementiel professionnel, rien ne sera plus comme avant, et c’est une belle occasion de faire évoluer nos habitudes organisationnelles, nos configurations d’événements. Aujourd’hui, vos convives ont besoin de changer d’air, de sortir des sentiers battus. Si vous devez organiser un event, surprenez-les en louant un espace de rencontre en présentiel qui sera différent, vivant et inspirant.

Un lieu atypique pour donner un supplément d’âme à votre événement

Le temps de la vieille salle de réunion et de la salle de conférence classique est définitivement révolu. Pour changer, faites preuve d’originalité et d’audace en privatisant un espace de rencontre en présentiel complètement différent de votre routine professionnelle. En d’autres termes, privatisez un lieu atypique et différenciant, ayant de la personnalité et du charme. Inutile de chercher des lieux trop insolites ou hors de prix. Vous pourrez surprendre agréablement vos participant en louant :

• un bel appartement,
• un joli rooftop,
• un studio musical,
• un tiers-lieu innovant,
• une verrière minimaliste,
• une terrasse chaleureuse,
• ou un loft industriel, par exemple.

Un espace doté d’un extérieur pour respirer et profiter des beaux jours

Curieusement, un événement est plus inspirant lorsqu’il est organisé dans un espace de rencontre en présentiel doté d’un extérieur. Avec les beaux jours, un ciel dégagé, un air de printemps ou une petite brise d’été, tout le monde respire. On se sent plus détendu, plus ouvert à la discussion. L’événement semble plus authentique, plus humain, plus léger, moins artificiel, lorsqu’on peut sortir sur la terrasse, s’aérer dans le jardin, profiter de la vue et pourquoi pas d’un apéro dînatoire sur le rooftop. Par conséquent, votre salle idéale sera de préférence un lieu complet, comprenant une charmante partie intérieure et un bel extérieur pour chouchouter vos invités.

Votre espace de rencontre en présentiel doit être dimensionné, fonctionnel et équipé

Bien entendu, inutile de vouloir investir un espace de rencontre en présentiel dont la dimension n’est pas adaptée à votre type d’événement professionnel. De même, ne tombez pas dans le piège d’un lieu présentant de belles qualités esthétiques, mais très peu fonctionnel, voire pas du tout équipé pour accueillir votre corporate event, notamment sur le plan technique.

Louer un lieu adapté à votre événement en présentiel, ni trop petit, ni trop grand

Cela peut paraître évident, mais il est toujours bon de rappeler qu’un espace de rencontre en présentiel doit être aux bonnes dimensions pour votre événement professionnel. Par exemple, l’habitude de louer toujours le même lieu peut être problématique si vous prévoyez davantage d’invités qu’à l’accoutumée. D’autre part, la crise sanitaire n’est jamais très loin de repartir de plus belle et il est important de prévoir une salle permettant à vos participants d’être accueillis dans le respect de la distanciation sociale et des gestes barrières si besoin. Ainsi, ciblez bien le nombre de personnes présentes pour chaque événement et calculez la surface nécessaire afin que tout le monde puisse passer un bon moment pendant votre rassemblement.

Choisir un espace de rencontre en présentiel à la fois fonctionnel et modulable

Enfin, n’oublions pas qu’un espace de rencontre en présentiel doit toujours être fonctionnel et suffisamment modulable pour vous permettre d’articuler les différentes phases prévues à votre programme : temps de réunion assis, moment de réseautage debout, changement de configuration pour un repas ou une animation, etc. Surtout, votre lieu événementiel du jour doit être équipé pour accueillir votre installation technique, notamment dans le cas d’un événement hybride retransmis en live streaming :

• connexion internet très haut débit en wifi et ethernet
• branchements et prises électriques
• écran et sonorisation
• lumières et éclairages à différentes intensités
• chauffage ou climatisation
• possible prestation technique avec matériel de tournage et techniciens

Vous avez une idée du type d’espace de rencontre en présentiel que vous souhaitez privatiser pour le retour de votre programmation événementielle en physique ou en hybride? Planet Coworking vous accompagne de A à Z dans l’organisation de vos événements professionnels et vous fournit des lieux atypiques et fonctionnels clé-en-main à louer à Paris pour faciliter votre travail d’organisateur et laisser le meilleur souvenir à vos participants.