Comment mesurer la réussite d’un événement à distance?

Si les meilleures enseignes s’évertuent à mesurer la réussite de chaque événement qu’elles organisent à distance, ce n’est certainement pas un hasard. En évaluant les performances de vos rencontres professionnelles, vous avez tout à gagner pour votre entreprise et vos collaborateurs. Dans cet article, Planet Coworking vous explique pourquoi et surtout comment mettre en place un suivi efficace pour chacun de vos corporate events en distanciel.

Pourquoi évaluer la performance d’une rencontre virtuelle?

Votre rencontre sera t-elle un succès par rapport à votre objectif ? Pour le savoir, il n’y a qu’une seule manière de le savoir : mesurer la réussite de votre événement virtuel. Pourquoi ajouter à votre organisation cet effort supplémentaire ? Au-delà du fait qu’un event se déroule sans encombre, analyser vos performances événementielles est nécessaire et stratégique. Vous devez vous assurer que votre programmation remplit sa mission, que vous avancez dans la bonne direction et dans quelle mesure.

Optimisez votre stratégie et votre compétitivité

Mesurer la réussite d’un événement en ligne est stratégique pour votre entreprise. Qu’il s’agisse d’une cyber conférence ouverte au public ou d’un séminaire réservé à vos collaborateurs, un suivi rigoureux est un excellent moyen de savoir quels points réajuster pour les prochaines fois et comment améliorer votre compétitivité. Surtout, si votre activité sur internet a une importance majeure pour votre enseigne, un dispositif de mesure de vos performances est absolument indispensable. Avec une concurrence féroce sur la grande toile, ceux qui négligent cette dimension sont vite dépassés et distancés.

Améliorez votre bien-être au travail et votre cohésion d’équipe

D’autre part, en interne, mesurer la réussite de chaque événement à distance (comme en présentiel) peut vous servir à améliorer votre environnement de travail et votre esprit d’équipe. Par exemple, le retour (feedback) de vos collaborateurs après une formation, un workshop, un séminaire, vous sera très précieux. En leur demandant leur avis, leurs suggestions, ils vous révéleront les points forts, les lacunes, les erreurs, les points à améliorer dans votre activité, votre groupe, votre gestion ou encore votre approche. D’ailleurs, le simple fait de savoir que leur point de vue compte renforcera l’adhésion et la cohésion de votre équipe.

Comment mesurer la réussite de votre événement en ligne?

Maintenant, voyons plus en détail comment mesurer la réussite de l’événement à distance que vous préparez. Tout d’abord, il est important de définir vos objectifs de résultats et d’efficacité pour cette rencontre professionnelle. Vous saurez alors sur quels points ajuster votre analyse. En effet, selon le but recherché, vous ne suivrez pas les mêmes indicateurs. Bien entendu, des outils numériques de mesure de performance vous seront utiles pour un suivi fin et rigoureux.

Quels indicateurs suivre pour évaluer le succès ou l’échec d’un événement en distanciel?

Plusieurs indicateurs de suivi fiables permettent de mesurer la réussite d’un événement distanciel ou ses perspectives d’amélioration. Dans le jargon professionnel, ils sont communément appelés les KPI (pour Key Performance Indicators). Selon la nature de votre rencontre virtuelle, vous surveillerez certaines statistiques plutôt que d’autres. Voici des chiffres clés qui peuvent vous aider à effectuer le bon diagnostic.

• Le taux d’inscription par rapport au nombre d’invitations envoyées. En détail, vous pouvez étudier le taux d’ouverture de votre-mail et le taux de clic sur votre lien pour s’inscrire.
• Le taux de participation et la durée moyenne de connexion de vos invités, ou le taux de décrochage.
• Le taux d’interactivité ou le nombre d’interactions, ainsi que les points qui ont suscité le plus de réactions et d’échanges parmi vos convives ou votre communauté en ligne.
• Le nombre de visites générées et le taux de rebond sur votre landing page ou site web de destination, si tel est le but de votre opération.
• Le nombre de commandes, de téléchargements, ou de rappels de prospects, en cas d’événement marketing à vocation commerciale.
• Le taux de satisfaction, sous forme de note décomposée en plusieurs parties (pertinence, fluidité, accessibilité, utilité, modération des échanges, ambiance, etc.) et de commentaires (les négatifs seront au moins aussi utiles que les positifs). Dans ce feedback, vous saurez ce que vos participants ont apprécié le plus et le moins lors de votre event.
• Les ratios entre ces différents taux, tels que la participation par rapport à l’inscription, le volume de commandes par rapport à celui des invitations, etc.
• Les informations sur vos participants : provenance géographique, canal de communication, moyenne d’âge, etc.
• Le retour sur investissement ou ROI (Return On Investment) entre votre budget événementiel ou de communication et les bénéfices engendrés ou résultats.

Quels outils numériques déployer pour mesurer la réussite de vos événements à distance?

D’un point de vue technique, de nombreux outils d’analyse et d’évaluation sont à votre disposition pour mesurer la réussite de chaque événement organisé en visioconférence. Ces solutions analytiques (analytics) ne manquent pas sur le marché. Selon les partenaires numériques que vous aurez choisis pour vos outils logiciels, votre cloud et votre gestion d’équipe à distance, un certain nombre de KPI seront déjà à votre disposition et paramétrables. Ces fonctionnalités de mesure des performances sont également disponibles dans la plupart des applications professionnelles de visioconférence. N’hésitez pas à explorer les paramètres de vos outils existants.

S’il vous manque certaines données, vous pourrez alors y ajouter et connecter des solutions spécifiquement dédiées à l’audit technique de vos événements professionnels. Enfin, une campagne d’e-mailing post-événement vous permettra de remercier vos participants, proposer de prochains rendez-vous et inclure un lien vers votre questionnaire de satisfaction. Vous souhaitez en savoir plus ? Planet Coworking vous conseille et vous accompagne dans la réussite de votre programmation événementielle à distance. Nous mettons également à votre disposition des espaces modulables et atypiques à privatiser à Paris pour organiser et filmer des événements à distance attractifs et compétitifs.