Quelles sont les missions du modérateur de webinaire?

Aujourd’hui, le modérateur de webinaire est un acteur essentiel à la réussite de la rencontre. Quel est son rôle ? Quelles missions lui confier avant, pendant et après votre événement professionnel ? Planet Coworking vous éclaire sur le sujet et assure pour vous l’organisation complète de votre webinar, y compris la location d’espace, la logistique technique et la modération.

Le rôle du modérateur de webinaire avant et pendant la rencontre

Bien avant le début de votre événement à distance, la mission de votre modératrice ou modérateur de webinaire a déjà commencé ! De la préparation du meeting à la gestion des inscriptions et aux premiers échanges avec les participants, votre modo enfilera ensuite sa casquette de régulateur et facilitateur des débats pendant la séance. Voyons plus en détail en quoi consiste son rôle à chaque étape.

Avant la rencontre: introduire le programme du webinar, rappeler les règles et gérer les inscriptions

Bien sûr, tout dépend de la répartition des métiers et des tâches au sein de votre organisation. En tout cas, la modératrice ou le modérateur de webinaire peut être en charge de lancer les invitations et de gérer les inscriptions à votre webinar, une étape à ne surtout pas négliger. Il ou elle sera alors le premier contact humain avec vos invités, afin de leur présenter le programme de votre événement ainsi que les règles de conduite et de prise de parole à respecter. Il ou elle filtrera en veillant à ce que les inscrits correspondent bien au profil ciblé, surtout en cas de rencontre professionnelle dans un domaine très spécifique.

D’autre part, sa présence en amont augmentera le taux d’engagement, en rassurant les participants indécis, en répondant à leurs premières questions et en recueillant leurs attentes, tel un community manager. Son travail de préparation et de médiation auprès de votre public vous permettra d’anticiper certains problèmes ou malentendus potentiels. Aussi, le jour de la rencontre, vos convives viendront plus facilement et plus nombreux s’ils ont été invités par un être humain plutôt que par un e-mail automatique.

Pendant le webinaire: réguler les interventions, faciliter les échanges

C’est l’heure: votre webinar commence ! Selon votre configuration et le nombre de participants, votre modérateur de webinaire sera également ou non l’animateur de la rencontre. Si vous en avez la possibilité, mieux vaudra répartir ces 2 fonctions entre 2 personnes plutôt qu’une. Votre modo viendra en soutien de votre présentateur, pour lui faciliter le travail en coulisses. Par exemple, dans le cas d’un événement public à distance, l’intervenant principal pourra animer les débats face à la caméra, pendant que le ou la modo pourra échanger en direct avec les participants sur le chat.

Il ou elle pourra sélectionner des questions ou commentaires pertinents pour alimenter les échanges entre les intervenants et les personnes connectées. Dans certains cas, la modératrice ou le modérateur du webinaire est aussi en charge d’attribuer les prises de parole et de veiller au timing des interventions. Ce rôle d’intermédiaire, de régulateur et de facilitateur est très précieux pour le bon déroulement de la séance.

L’importance du modérateur de webinaire après l’événement et au-delà

Votre événement professionnel s’est bien passé ? Après la rencontre, votre fidèle modérateur de webinaire peut continuer son travail pendant les heures et les jours qui suivent ! Le suivi des participants est tout aussi important que votre visioconférence, surtout si votre objectif est de convertir des prospects en clients, par exemple. Voyons comment votre cher modo peut valoriser votre webinar bien après le jour J.

Après la réunion: assurer le suivi des participants

En présentiel comme en distanciel, c’est bien souvent après la rencontre que les questions et les informations les plus importantes sont échangées, de manière plus informelle. C’est à cette étape que votre modo, cette personne sympathique qui a su nouer des liens de proximité avec votre audience, jouera un rôle stratégique de suivi et collecte d’informations. Pour reprendre le cas d’un webinar à vocation commerciale, il ou elle pourra maintenir l’attention et le contact avec les participants pour les rediriger vers vos commerciaux, par exemple.

Dans un autre cas de figure tel qu’une formation professionnelle, il ou elle pourra recueillir les questions complémentaires, diffuser les supports d’information, veiller à la bonne assimilation et à la satisfaction des apprenants. Ce travail de suivi en aval vous permettra de consolider l’atteinte de vos objectifs, mais aussi de mesurer la réussite de votre événement ou d’identifier les axes d’amélioration.

Reporting et analyse de l’événement pour améliorer les prochains

Pour assurer le reporting de votre rencontre professionnelle, votre modératrice ou modérateur de webinaire vous permettra de collecter et d’analyser finement les données qualitatives et informations de terrain provenant de vos participants. Une enquête de satisfaction ou un questionnaire prospectif recueillera davantage de réponses en passant par votre modo, avec qui vos invités ont initié un rapport de proximité et de confiance. Ainsi, comme nous venons de le voir à chaque étape de votre événement, cette personne en charge de la modération du webinar peut jouer un rôle hautement stratégique pour réussir votre corporate event et les suivants.

Planet Coworking vous accompagne de A à Z dans l’organisation de vos webinaires, workshops, visioconférences et autres formats d’événements professionnels internes ou externes. Nous vous proposons des espaces fonctionnels et atypiques à louer à Paris, ainsi qu’un accompagnement complet, autant en matière de gestion événementielle que de logistique et technique. Si besoin, nos 2 modérateurs se tiennent à votre disposition et à celle de vos participants pour une rencontre parfaitement réussie.