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Comment organiser un événement professionnel dans un lieu de vie?

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Organiser un événement professionnel dans un lieu de vie

Dans le monde de l’événementiel professionnel contemporain, les codes et les formats de rencontre évoluent chaque année, à commencer par le choix des lieux dans lesquels réunir les participants et intervenants. En effet, de plus en plus d’entreprises et organisateurs d’événements professionnels délaissent la salle de conférence impersonnelle, la traditionnelle salle de réunion ou la salle de formation ennuyeuse pour se tourner vers des lieux atypiques, des tiers-lieux chaleureux, et désormais des lieux de vie aménagés à privatiser clé-en-main, prestations incluses. Afin de vous aider à y voir plus clair et intégrer cette nouvelle pratique dans votre programmation, Planet Coworking vous offre quelques conseils pour organiser un événement professionnel dans un lieu de vie.

Quel type d’événement professionnel organiser dans un lieu de vie ?

Bien entendu, tous les formats d’événements ne sont pas adaptés à tous les types de lieux, a fortiori lorsqu’il s’agit de lieux de vie. Une assemblée générale d’entreprise n’aura pas lieu dans un appartement, ni une réunion de travail dans le jardin d’une maison par temps de pluie ! Pour profiter pleinement des qualités d’un lieu de vie intimiste, confidentiel, convivial et atypique, il convient de privilégier l’organisation d’événements à taille humaine, dans des espaces à vivre dont la capacité d’accueil est limitée mais bien dimensionnée. Voici quelques exemples de rencontres stimulantes et inspirantes qui pourront prendre place dans un appartement ou une maison.

Un team building à taille humaine

Pour renforcer la cohésion d’équipe, tisser des liens humains entre les collaborateurs, rien de tel qu’un team building dans un lieu de vie cosy et rassurant. Un salon confortable, une terrasse ensoleillée, une cuisine équipée, une salle de repos réconfortante : ces pièces à vivre, ces espaces de détente sont propices aux discussions intéressantes, aux temps d’échanges plus humains et moins formels que dans les locaux de l’entreprise ou dans les salles événementielles trop conventionnelles et convenues.

Un séminaire d’entreprise intimiste

De même, un séminaire a pour vocation de créer une autre manière de se retrouver entre collègues, un espace-temps différent du quotidien au bureau, un environnement à la fois dépaysant et protecteur au sein duquel se changer les idées, décompresser et partager de bons moments avec les personnes que l’on côtoie tous les jours au travail sans forcément avoir le temps ni l’occasion d’apprendre à se connaître davantage. Ainsi, louer un lieu de vie pour un séminaire propose un cadre de rencontre bien plus agréable que la location de salle classique.

Une formation inspirante

Si la plupart des apprenants s’ennuient ou s’endorment dans vos salles de formation malgré le talent des formateurs, peut-être faut-il envisager un changement de lieu pour les prochaines séances, n’est-ce pas? Tout dépend de la nature et du contenu de la formation, mais la tendance est à l’organisation de sessions de formations dans des lieux atypiques et des lieux de vie aménagés en accord avec la configuration et le matériel nécessaires. La réceptivité et la réactivité des participants seront d’autant plus grandes si l’espace de vie choisi pour l’occasion est propice à l’éveil et à la curiosité.

Une réunion stimulante

Vos réunions sont de moins en moins productives dans vos locaux professionnels ? Essayez la réunion de travail dans un lieu de vie, un appartement tout équipé ou une maison aménagée pour travailler, et la qualité de vos échanges connaîtra certainement une progression par rapport aux séances précédentes. Le changement de lieu pour un espace de réunion plus inspirant et stimulant sera favorable à une meilleure qualité d’écoute et de prise de parole. Les tensions et blocages pourront plus facilement être contournés, désamorcés, tandis que de nouvelles idées et propositions pourront émerger.

Un webinaire haut de gamme

Enfin, n’oublions pas le format d’événement hybride ou à distance le plus en vogue de la décennie : le webinar ! Pour vos participants connectés comme pour vos invités qui auront la chance d’y assister en personne, un superbe lieu de vie offrira un cadre exceptionnel, un décor captivant qui saura capter l’attention et engager votre audience tout au long de la retransmission de l’événement en ligne.

Nos conseils pour réussir un événement professionnel dans un lieu de vie

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, organiser un événement professionnel dans un lieu de vie, cela ne s’improvise pas. Pour que vos participants bénéficient des avantages d’un rassemblement en petit comité dans un espace de vie agréable, un subtil équilibre doit être trouvé entre le formel et l’informel, en créant une atmosphère chaleureuse et positive tout en proposant tous les outils dont vos salariés auront besoin pour vivre une expérience fluide et optimale.

Privatiser un lieu de vie aménagé, modulable et tout équipé

Tout d’abord, il est important de rappeler que l’organisation d’un événement professionnel dans un lieu de vie ne signifie pas se réunir chez quelqu’un à l’improviste, et surtout pas louer un appartement ou une maison dont les équipements et la configuration des espaces ne sont pas adaptés à la nature de votre rencontre. Une fois levé ce potentiel malentendu, l’organisateur ou organisatrice d’événements professionnels ciblera de préférence des lieux atypiques à la fois modulables et tout équipés si besoin de travailler en groupe, c’est-à-dire des tiers-lieux entièrement fonctionnels où l’on peut se réunir comme à la maison.

Solliciter un prestataire spécialisé

Pour cela, l’agence événementielle classique et le prestataire de location de salles standard ne sauront répondre à vos exigences. Faites plutôt appel à un prestataire spécialisé dans la privatisation de lieux originaux clés-en-mains, incluant déjà sur place toutes les prestations dont vous aurez besoin pour le bon déroulement de votre programme du jour ou de la semaine : technicien, architecte d’intérieur, service traiteur et autres professionnels. Tel est le savoir-faire de Planet Coworking, votre partenaire de confiance pour l’organisation d’événements sur-mesure dans des lieux atypiques.

Nos lieux de vie à privatiser pour organiser un événement professionnel de qualité

Souhaitez-vous organiser un séminaire, une formation, un webinaire, un workshop à Paris ? Découvrez nos lieux de vie et espaces atypiques à privatiser, tout équipés et modulables avec prestations à la carte :

  • Le Studio
  • Le Rooftop
  • Le Trocadéro
  • Le Créatif
  • La Terrasse
  • L’Appart’
  • Le Loft Industriel
  • L’Insoupçonnable
  • Le Meeting Room
  • Le Jazzy
  • Le Marais
  • Le Temple

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