Comment organiser un salon virtuel?

Et s’il était temps d’organiser un salon virtuel pour maintenir votre rencontre annuelle malgré la pandémie de Covid 19 ? Cette solution événementielle est-elle fiable et efficace ? Comment vous y prendre pour mettre en place un tel événement à distance ? Planet Coworking vous éclaire sur ce format, adopté par de plus en plus d’entreprises au service de leur stratégie de croissance.

Qu’est-ce qu’un salon virtuel ?

Imaginez un événement hybride d’envergure, auquel des milliers de vos invités connectés pourront participer sans bouger de chez eux. Organiser un salon virtuel repousse les limites de la traditionnelle rencontre professionnelle en présentiel. Reprenant les codes et la configuration de son homologue in situ, le salon virtuel ouvre de nouvelles perspectives en s’affranchissant des frontières physiques.

Quelles différences entre salon professionnel en présentiel et salon virtuel ?

Bien entendu, rien ne remplacera une rencontre en chair et en os. Pour autant, organiser un salon virtuel et y participer peuvent être une formidable expérience à vivre. Du point de vue du visiteur, hormis la distance, plusieurs caractéristiques communes assurent une continuité entre ces 2 formats : multiplicité des exposants, des conférences, des interventions, et possibilité de naviguer parmi différentes manifestations, au choix et à la carte.

En revanche, les principales différences entre le présentiel et le distanciel apparaissent du côté de l’organisateur et de la logistique à déployer. En effet, à distance, le changement est radical sur certains points :

• nombre de participants potentiellement illimité
• espace à privatiser beaucoup moins grand, mais plus qualitatif
• budget événementiel largement réduit et donc très compétitif
• logistique minimale et simplifiée, mais plus technique
• impact environnemental très limité voire nul
• possibilités de suivi et de mesure des performances avancées

Pourquoi organiser un salon virtuel peut apporter beaucoup à votre activité

S’il est possible d’organiser un salon virtuel attirant beaucoup plus de monde, avec un budget plus que raisonnable, l’intérêt de ce format d’événement à distance devient une évidence pour votre activité. Grâce à la puissance d’internet et des analytics, vous pouvez toucher des cibles plus lointaines, mieux visées, et capter de belles parts de marché jusqu’alors difficilement accessibles. Enfin, en proposant une rencontre professionnelle en ligne de première qualité, vous soignez votre image de marque, en démontrant que votre enseigne est pleinement entrée dans l’ère du numérique.

Quelle logistique déployer pour organiser un salon virtuel ?

Plus besoin de recruter une armée de prestataires (agents de sécurité, hôtesses d’accueil, traiteurs, agents de nettoyage, etc.) pour votre grand événement. Organiser un salon virtuel nécessite une logistique minimale et tel est l’un des principaux avantages de ce format. Pour autant, le peu de choses à prévoir doit être parfaitement bien prévu! Puisque de nombreux postes de dépenses disparaissent par rapport au présentiel, vous devrez investir dans 2 pôles stratégiques : un dispositif technique irréprochable et un espace événementiel à forte valeur ajoutée.

Du matériel professionnel et une plateforme numérique dédiée aux salons virtuels

Avant tout, la qualité de la retransmission vidéo en live streaming doit être maximale. Tout problème technique lors de votre événement à distance serait catastrophique. Vous risqueriez de perdre instantanément une grande partie ou la totalité de vos invités. Pour réussir dans cet exercice audiovisuel, il vous faudra du matériel professionnel de tournage et de diffusion en direct. Pour l’installer et le manipuler, vous devrez faire appel à des techniciens experts.

D’autre part, une plateforme spécialisée vous permettra d’organiser votre salon virtuel de façon simple et efficace. Plusieurs solutions sur-mesure et tout-en-un existent, telles que Meetyoo, DigiEvent, GuestDev ou Expopolis, par exemple. En effet, il ne s’agit pas d’organiser une simple visioconférence, mais plusieurs tout au long de votre journée, dont certaines en simultané. Par ailleurs, vos convives doivent pouvoir naviguer au sein de votre programmation, d’une conférence à une autre, en toute simplicité. Ainsi, prévoyez une solution de salons virtuels clé en main et coordonnez-vous via cet outil numérique avec vos exposants et intervenants avant le grand jour.

Un lieu de tournage fonctionnel, stimulant et différenciant

Deuxièmement, l’absence de rencontre physique avec votre public ne signifie pas qu’il n’y aura pas besoin de privatiser un espace pour l’occasion. Il s’agira non plus de l’immense forum d’exposition, ni de la grande salle de conférence, mais plutôt d’un ou plusieurs petits espaces ciblés et intimistes. Il est hors de question de filmer dans votre chambre, votre garage réaménagé en bureau, ni dans la salle de réunion insipide de vos locaux professionnels.

Offrez un cadre visuel soigné et attractif à votre audience, en privatisant un lieu à la fois fonctionnel et atypique, stimulant, engageant ou inspirant, dans lequel filmer vos intervenants principaux. Pour organiser un salon virtuel à la hauteur de vos objectifs, Planet Coworking vous accompagne à toutes les étapes de votre événement à distance :

• un réseau d’espaces événementiels modulables et originaux à privatiser à Paris
• des prestataires techniques experts en vidéo et live streaming avec leur matériel prêt à tourner
• un accompagnement complet pour vos conférences, séminaires, Workshops, Team Buildings, réunions, etc…