Comment organiser un séminaire de fin d’année?

Les fêtes approchent et il serait dommage de ne pas réunir votre équipe autour d’un moment de convivialité. Organiser un séminaire de fin d’année peut s’avérer aussi utile qu’agréable, à condition de bien le préparer et d’y mettre les bons ingrédients. Voici les conseils de Planet Coworking pour créer ce type d’événement professionnel avec vos collaborateurs.

Pourquoi un séminaire de fin d’année?

Pur moment de détente entre collègues, ou réunion de travail déguisée? Entre ces 2 propositions, organiser un séminaire de fin d’année peut prendre de nombreuses formes, selon l’objectif recherché. Quel que soit votre besoin, ce rendez-vous original pourra vous aider à bien finir l’année ensemble, et pourquoi pas à faire un bilan informel de l’exercice qui vient de passer, tout en essayant de définir un horizon pour la saison prochaine…

Bien finir l’année et remobiliser votre équipe

A la manière d’un véritable team building, vous pouvez organiser un séminaire de fin d’année ayant pour vocation première de souder les liens qui unissent votre équipe. En effet, l’approche des fêtes est un contexte idéal pour saisir cette opportunité de partager un petit moment convivial et festif. L’année en train de toucher à sa fin a peut-être été laborieuse, difficile, éprouvante, mouvementée, c’est pourquoi une journée de détente avec les salariés sera la bienvenue. Bien souvent négligés, ces événements d’entreprise sont essentiels pour votre vie de groupe au travail, pour rassurer les équipes et renforcer le sentiment d’appartenance à la société.

Un bilan de l’exercice passé et des objectifs pour l’an prochain

Sans forcément dérouler une longue présentation en salle de réunion la veille de votre Noël d’entreprise, organiser un séminaire de fin d’année peut intégrer une dimension d’intelligence collective et de partage d’expériences avec vos collaborateurs. Tout en restant dans l’informel et dans une atmosphère festive, vous pouvez très bien y inclure des temps de parole, d’échanges, où chacune et chacun pourra s’exprimer sur l’exercice passé, sur ce qui a été positif et ce qui peut être amélioré pour l’an prochain. L’air de rien, ce type d’interactions sans enjeu ni pression est très important pour faire passer certains messages ou prendre la température de l’équipe en vue de la saison prochaine.

Le choix du lieu et la logistique à prévoir pour un séminaire de fin d’année

La réussite de votre rencontre passera par l’envie de sortir de vos locaux professionnels quotidiens pour vous retrouver dans un lieu différent, accueillant et réjouissant. Par conséquent, le choix d’un espace parfaitement approprié sera indispensable. Il s’agit d’organiser un séminaire de fin d’année, pas une conférence, ni une réunion, c’est pourquoi vous devrez faire de votre mieux dans vos préparatifs pour que vos collaborateurs passent un bon moment ensemble, en toute simplicité.

Privatiser un lieu atypique et chaleureux

Comme nous le rappelons souvent aux organisateurs que nous accompagnons, tout commence par un choix de lieu réussi, quel que soit le type d’événement professionnel. Pour cela, il faudra viser autre chose qu’une salle de conférence froide, salle de réunion impersonnelle, espace événementiel standard… Pour organiser un séminaire de fin d’année, inspirez vous tout simplement du contexte des fêtes pour choisir un lieu atypique, qui surprendra agréablement votre équipe comme un joli cadeau, une petite attention à leur égard. Pour vous faire une idée du style d’espace que vous pourriez privatiser pour cette heureuse occasion, consultez notre catalogue d’espaces à louer à Paris.

Mettre l’accent sur le confort et la convivialité

Une fois que vous aurez choisi votre lieu pour ces festivités, l’aspect logistique sera à étudier en détail:

• Bien entendu, de bons plats, quelques gourmandises et une boisson chaude seront appréciés par vos collègues en ces temps de célébration. Pour cela, n’hésitez pas à prévoir l’intervention d’un traiteur.
• Par ailleurs, une décoration de fêtes sera des plus appropriées. Avant l’arrivée de vos convives du jour, prenez soin d’aménager l’espace dans un esprit de confort et pourquoi pas en créant une ambiance cosy et festive avec des couleurs chaleureuses. L’expertise d’une décoratrice ou architecte d’intérieur sera bien utile à cet effet.
• Pourquoi ne pas y ajouter un atelier créatif, une activité ludique, un cours de pâtisserie ou workshop orienté sur le bien-être? Dans ce cas, faites appel à un animateur ou intervenant spécialisé.
• Enfin, n’oubliez pas la dimension technique si besoin de partager ce moment en visioconférence avec celles et ceux qui ne peuvent pas être présents sur place. Faites appel à des techniciens pour mettre en place le matériel informatique et de captation vidéo, ainsi qu’un régisseur pour la sonorisation si l’envie vous prend de mettre un peu de musique!