Comment organiser un séminaire hybride?

Le présentiel est enfin de retour dans l’événementiel corporate, mais sous une forme plus connectée que jamais. Qu’est-ce qu’un séminaire hybride? Comment organiser ce nouveau genre de rencontre professionnelle? Planet Coworking vous livre son expertise dans le nouveau monde du travail et les formats contemporains d’événements.

Le séminaire hybride, synthèse du présentiel et du distanciel

Vous vous souvenez peut-être du traditionnel séminaire d’entreprise, n’est-ce pas? La Direction réunissait ses collaborateurs dans un lieu externe bien choisi pour leur faire vivre un moment privilégié et aborder ensemble des sujets importants pour l’avenir de l’entreprise. Le temps d’une journée, ou d’une semaine, on se coupait du monde, et on en revenait avec une équipe soudée pour repartir de plus belle. Organiser un séminaire hybride, c’est en garder les bons ingrédients, tout en devenant autre chose avec un air de webinaire…

Qu’est-ce qu’un séminaire hybride?

Un séminaire hybride est un format d’événement professionnel interne qui peut se définir comme une synthèse entre le séminaire d’entreprise ou le team building présentiel et le webinaire (à distance). Le programme, le sujet, le type de lieu et d’activité peuvent varier selon chaque entreprise et chaque organisateur. Néanmoins, ce nouveau genre de rencontre corporate se caractérise par une connexion et des interactions en temps réel entre des collaborateurs présents dans des espaces différents, certains étant réunis dans un lieu externe et atypique, d’autres participant depuis chez eux ou leur poste de travail au sein des locaux de l’entreprise. D’autre part, un séminaire hybride peut aussi se distinguer par un soin particulier mis dans l’organisation, afin que les participants vivent une expérience agréable et différente du quotidien au travail. Les meilleures conditions y sont réunies pour échanger sur une thématique de fond de manière prolongée.

Pourquoi organiser un séminaire hybride?

Le séminaire hybride réunit les qualités des deux formats d’événements dont il s’inspire, ce qui le rend d’autant plus attractif et performant. En effet, lors de cette rencontre professionnelle à la fois en présentiel et en distanciel, il s’agit autant de partager un moment instructif, constructif, inspirant, que de renforcer les liens qui unissent les collaborateurs présents ou connectés et ainsi, de motiver les troupes. Rassemblés dans une nouvelle configuration, les membres de l’équipe seront stimulés et plus attentifs que sous une forme conventionnelle. Vous pouvez même enregistrer une vidéo de l’event, retransmis en live streaming, et vous en servir de support de travail et outil de communication interne en replay pour les mois à venir.

Comment concevoir un séminaire hybride pour votre équipe?

Il y a sans doute des milliers de manières d’organiser un séminaire hybride, entre présentiel et distanciel. Une infinité d’ajustements peuvent être expérimentés en termes d’ambiance, de lieu, d’animation, de modération des échanges, d’activité proposée, d’objectifs à définir, de stratégie événementielle, etc. Pour réussir, quel que soit votre style, vos préférences d’organisateur, Planet Coworking vous recommande simplement 2 astuces:

• impliquer les participants dans la co-création de l’événement
• privatiser un lieu atypique et inspirant, sur-mesure pour ce rendez-vous spécial

Impliquer les collaborateurs dans la co-création de l’événement

Quel meilleur moyen de donner envie de participer à un événement que le fait d’impliquer vos collaborateurs dans l’organisation de l’event? La définition d’un séminaire hybride est mouvante, évolutive, personnalisable. Faites confiance à vos participants pour co-créer avec vous un programme du jour captivant et vitaminé, à la fois en accord avec vos objectifs et avec leurs envies. Ainsi, le déroulement de la rencontre ne leur sera pas imposé, mais sera le fruit de leurs idées, propositions, inspirations, besoins. Certains d’entre eux pourront se porter volontaires pour co-animer ou devenir intervenants. D’autres prendront davantage de plaisir dans les tâches organisationnelles, logistiques, techniques, afin de créer le meilleur événement possible. Enfin, les participants à distance devront aussi prendre part pleinement à la conception et à l’animation de la rencontre, en complémentarité avec les personnes présentes physiquement. Et ainsi de suite, au gré de votre imagination et de la leur.

Choisir un lieu atypique et inspirant, parfait pour cette rencontre

Pour un tel rendez-vous, privatisez un lieu atypique, spécial, sur-mesure et différent de vos habitudes. N’hésitez pas à bouleverser les codes de l’événementiel professionnel classique, en vous réunissant dans un espace inattendu: un bel appartement haussmannien, un lieu culturel et artistique, une cour intérieure aménagée, un rooftop privé et intimiste, un superbe loft new-yorkais… Bien entendu, ce lieu devra tout de même être fonctionnel, modulable, équipé pour une retransmission des échanges en visioconférence. Vous voulez un exemple concret, une adresse d’espace de séminaire hybride? Planet Coworking vous donne accès à un réseau d’espaces atypiques à Paris pour organiser vos événements hybrides, en présentiel et en distanciel, toutes prestations incluses si besoin.