Organiser un événement à distance : comment procéder ?

Organiser un événement à distance : comment procéder ?  

Avec la pandémie de coronavirus qui sévit en ce moment dans le monde, organiser des séminaires en présentiels n’est pas une chose évidente. Pour éviter de mettre votre santé en danger ainsi que celle de vos collaborateurs, vous pouvez diriger votre événement à distance. Certes, il n’est pas évident d’adapter ce format numérique avec les manifestations physiques habituelles, mais cette manière de travailler peut présenter de nombreux avantages. 

Pourquoi organiser un événement à distance ?

L’une des raisons qui peut vous pousser à organiser votre événement à distance, c’est la pandémie de la Covid-19. Au-delà de ce facteur, d’autres éléments font qu’organiser un team-building ou un séminaire en ligne est très impactant. Avec le format en ligne, vous avez la possibilité de toucher un plus grand nombre de personnes et accroître votre audience. En effet, tous les intervenants pourront ajuster leur emploi de temps afin de participer à votre séance.

Il peut également arriver que les participants à votre réunion résident dans différentes zones géographiques et qu’une rencontre physique n’est pas possible. Organiser l’événement à distance représente dans ce cas, la solution la plus indiquée.

Organiser un événement à distance : que faut-il savoir ?

La tenue de votre séance de travail en ligne vous aide à gagner en flexibilité et en temps. Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, organiser un événement à distance requiert moins d’efforts au niveau de la logistique :

Pas besoin de privatiser une salle

Quel que soit le type d’événement que vous souhaitez organiser en ligne, vous n’avez pas besoin de louer une salle ou de faire appel à une agence événementielle/prestataire. Vous pouvez aménager une salle chez vous, ou alors un bureau dans lequel vous présiderez la réunion. Assurez-vous simplement que l’espace soit bien lumineux.

Plus de flexibilité

Il faut également noter que l’organisation d’un séminaire en ligne est flexible. Sa mise en œuvre est plus rapide et vous pouvez travailler avec une équipe réduite. En cas de besoin, il est possible de renvoyer ou de reporter la séance.

Une interactivité plus renforcée

Diriger votre événement à distance vous permet de renforcer l’esprit de cohésion entre vous et vos équipes, et de favoriser l’interactivité. Parce que les participants se seront préparés à l’avance et qu’ils seront dans un environnement propice, ils pourront donner le meilleur d’eux-mêmes et contribuer au bon déroulement de la réunion.

Quels types d’événements peut-on organiser à distance ?

Quel type d’événement à distance pouvez-vous organiser ? Les possibilités sont nombreuses et, en fonction de vos objectifs vous pouvez planifier :

• Des workshops
• Des conference calls
• Les salons virtuels interactifs
• Les réunions, etc.

Comment organiser un événement à distance ?

Comment organiser un événement hybride ? Faites appel à des professionnels pour fédérer la réception. Un prestataire technique se charge de la logistique et tout le travail technique qui doit être effectué. Parce que votre rencontre professionnelle se déroule en présentiel et en ligne, il faut prévoir une salle pour recevoir les convives qui feront le déplacement physique.

C’est à ce moment qu’intervient une agence événementielle. Elle se charge de :

• Privatiser un espace pour accueillir votre séminaire
• S’assurer que l’espace en question est fourni avec tout le matériel nécessaire (supports de communication, caméras, micros, chaises et table, Wi-Fi, etc.)
• Engager des prestataires (traiteur, photographes, musiciens, etc.) s’il le faut.

Contrairement à ce que vous pouvez penser, l’organisation d’un événement à distance ne doit pas être prise à la légère. Tout comme les réunions en présentiel, vous devez bien la préparer à l’avance. La première chose à faire, c’est de définir les objectifs et les retombées espérées de votre team-building.

Après avoir défini vos objectifs, vous devez ensuite planifier toute l’organisation de votre séminaire. Il s’agit ici de déterminer la date, la durée et les horaires, la thématique à aborder, les différentes articulations de la réunion, etc.

La prochaine étape consiste à informer les différents participants sur le jour et l’heure de projection de votre team-building en ligne.  A quelques jours de la séance, prenez également la peine de le leur rappeler afin qu’ils soient présents.

Le jour de votre événement à distance, soyez à l’heure et dirigez votre séminaire en fonction du plan que vous aurez préalablement établi ! A la fin, prenez la peine de remercier chacun des participants et procédez à un debriefing pour identifier ce qui a plu et ce que vous devez améliorer.

Prévoir des animations