Comment transformer votre réunion en événement professionnel?

Se réunir au travail ne doit pas être une corvée, une banale formalité, mais un moment utile et agréable à partager avec vos collègues, vos collaborateurs. Comment faire de chaque rencontre professionnelle un temps d’échanges privilégié? Comment transformer votre prochaine réunion en événement professionnel? Voici les conseils d’expert de Planet Coworking pour pimenter votre vie de bureau, à l’intérieur comme à l’extérieur de vos locaux!

De la simple réunion à l’événement professionnel, il n’y a qu’un pas invisible

Au fond, y a t-il une si grande différence entre réunion et événement professionnel? Quelle est cette frontière invisible qui sépare ces deux formats de rencontre bien connus du monde du travail? Voyons de plus près ce qui les distingue, pour mieux envisager ce qui pourrait les rapprocher.

Quelle est la différence entre une réunion et un événement professionnel?

Dans l’ancien monde du travail, réunion et événement professionnel sont deux catégories bien distinctes, qui semblent hermétiques l’une à l’autre. Face à la réunion de travail journalière ou hebdomadaire, le corporate event trimestriel ou annuel se différencie radicalement tant sur le fond que sur la forme. L’une a lieu en salle de réunion, selon une approche purement fonctionnelle, avec une régularité presque automatique et parfois une connotation péjorative, tandis que l’autre se déroule dans une salle de conférence ou un lieu événementiel externe privatisé pour l’occasion, dans un esprit plutôt orienté vers le divertissement et le prestige, avec un caractère exceptionnel et bien souvent une connotation positive. SI l’on caricature à l’extrême, pour les participants conviés, la réunion est un pur temps de travail, assez commun, alors que l’événement professionnel est un temps de détente assez rare. Or, dans le nouveau monde du travail, en distanciel comme en présentiel, ces éléments de différenciation sont de moins en moins pertinents.

Cette frontière entre réunion et événement professionnel est-elle infranchissable?

Maintenant, voyons quels sont les points communs entre réunion et événement professionnel. En effet, dans les 2 cas, il y a:

• des participants invités à l’avance
• un programme ou ordre du jour prédéfini
• un lieu de rencontre réservé et préparé pour l’occasion
• une logistique matérielle et technique, avec possible retransmission par visioconférence
• des interventions et d’éventuels échanges avec les participants
• un motif de rencontre avec des objectifs à valider
• bien souvent un bilan de l’existant et des perspectives d’avenir

Beaucoup de ressemblances, n’est-ce pas? Finalement, seuls quelques critères de différenciation semblent persister, tels que le style de lieu de rassemblement, la rareté de chaque type de rencontre et l’ambiance ou l’état d’esprit qui y est diffusé. Voyez-vous déjà où nous voulons en venir? L’événement professionnel ne serait-il pas une réunion extraordinaire organisée dans un lieu atypique et dont le programme serait stimulant pour les participants?

Nos conseils pour transformer votre réunion en événement professionnel

Contrairement à ce que peuvent penser les éternels détracteurs de la réunionnite, il est possible de transformer votre prochaine réunion en événement professionnel aussi agréable qu’utile pour vos participants. Société experte dans les nouveaux formats de rencontres professionnelles, Planet Coworking vous recommande de réunir vos collaborateurs dans un lieu atypique, externe à vos locaux habituels, et de leur concocter un ordre du jour stimulant pour une réunion exceptionnelle.

Privatiser une salle de réunion atypique hors de vos locaux

Si vos collègues semblent lassés à l’idée de rejoindre la salle de réunion, c’est peut-être parce qu’ils associent cet espace conventionnel et impersonnel à un moment ennuyeux qui leur est imposé chaque jour ou chaque semaine. Dans ce cas, offrez-leur une grande bouffée d’air frais en les réunissant ailleurs, en dehors de vos traditionnels bureaux. Appartement haussmannien tout équipé, rooftop convivial sur les toits de Paris, studio d’enregistrement musical, grand loft new-yorkais, terrasse privée et aménagée, verrière avant-gardiste : découvrez notre réseau de lieux atypiques à privatiser à Paris pour vos réunions présentielles et vos événement professionnels hybrides.

Traduire l’ordre du jour en un programme stimulant et inspirant

Très bien, mais changer de lieu ne suffit pas! Pour ne pas reproduire le même schéma une fois que vos participants seront réunis dans un nouvel espace, il sera tout aussi important pour vous de revoir votre approche de cette rencontre, de la redéfinition de l’ordre du jour à l’expérimentation d’une nouvelle approche des échanges et de votre intelligence collective. Faites preuve d’audace, de créativité, et impliquez vos collègues dans ce nouvel élan, ce qui sera apprécié de leur part et leur donnera envie de participer plus activement. En opérant les bons changements sur la forme et sur le fond, vous pourrez donc facilement transformer votre prochaine réunion en événement professionnel de qualité.