La location de salle de conférence s’impose souvent pour les entreprises qui ne disposent pas d’espace suffisant dans leurs locaux ou qui souhaitent surprendre leurs collaborateurs. Elle nécessite cependant de prendre en compte un certain nombre de critères. Voici donc quelques astuces pour vous aider à choisir la plus adaptée.
A quoi sert la location d’une salle de conférence ?
Lorsqu’une entreprise prend de l’importance et que son nombre d’employés augmente, elle a souvent besoin de grands espaces pour les réunir et partager l’information. Or, il peut parfois être difficile de trouver un lieu suffisamment grand pour accueillir une telle foule. C’est là que la location de salle de conférence prend tout son sens. Bien aménagée, elle doit garantir le confort de tous les participants. Il faut donc veiller à la fois à celui de l’auditoire mais aussi de l’orateur pour que la conférence ait lieu dans de bonnes conditions.
Les astuces pour bien choisir votre salle
Pour être sûr de bien sélectionner votre location de salle de conférence, vous devez porter votre attention sur certains détails. Sa taille, sa localisation, les ressources et l’ambiance sont notamment des facteurs très importants pour la réussite de votre conférence.
La taille
Il peut paraître évident de prêter attention aux dimensions de l’espace que vous louez. Si elles sont trop petites, les participants risquent de se sentir trop à l’étroit. Si elles sont trop grandes, ils peuvent se sentir perdus au milieu d’une salle qui résonne. Bien entendu, plus votre location de salle de conférence est spacieuse, plus elle risque d’être onéreuse. Cependant, il faut également penser à d’autres éléments souvent davantage négligés tels que la température ambiante. En effet, par temps chaud, vous aurez tout intérêt à choisir une salle plus grande que par temps froid pour le même nombre de personnes afin d’éviter de voir tous les collaborateurs suffoquer passées 15 minutes.
La localisation
L’accessibilité de votre location de salle de conférence est primordiale pour que les participants puissent assister à votre évènement. Essayez donc de choisir l’endroit le plus pratique possible pour que chacun puisse s’y rendre. Dans l’idéal, il doit être proche, desservi par les transports en commun et par les axes routiers, sans oublier les places de parking, gratuites ou payantes.
Le matériel
Bien avant le début de la conférence, assurez-vous qu’il y ait tout l’équipement nécessaire pour sa tenue :
- Pieuvre de conversation téléphonique
- Vidéoprojecteur, tableau blanc, tableau numérique, écran tactile, etc.
- Micro
- Système de renvoi d’écran
Au-delà du matériel présent dans la salle, vérifiez également la connexion internet. Enfin, à l’approche de l’été, pensez également à la climatisation.
Le standing
La location de salle de conférence dépend en grande partie de l’ambiance que vous souhaitez donner à votre évènement. Souhaitez-vous plutôt un style décontracté ou professionnel ? Préférez-vous mettre l’accent sur la nature, le charme de l’établissement, un lieu atypique ? Pour trouver l’endroit le plus adapté à votre conférence, demandez les services de Planet Coworking. Nos professionnels pourront vous guider vers les lieux les plus adaptés à vos besoins.