Organiser un événement hybride : comment s’y prendre ?

Comment s’organise un événement hybride ?

Le recours aux événements hybrides a connu un très fort essor pendant la pandémie de la Covid-19. Parce qu’il n’était plus possible de réunir tout le monde en présentiel, le format virtuel a été incorporé pour permettre à de nombreuses personnes de participer aux salons professionnels et/ou team-building organisés par les entreprises. Alors, comment organiser ce type d’événement ? Faut-il nécessairement faire appel à des prestataires ou à une agence événementielle ?

Identifier sa cible

Comment organiser un événement hybride ? Le premier facteur que vous devez prendre en compte, c’est votre cible. A qui s’adressent vos séminaires ? Le fait de déterminer votre public cible vous permet de ne pas vous éparpiller et de vous focaliser sur le contenu que vous leur apportez.

Définir votre cible vous permet d’identifier l’objectif de la rencontre professionnelle que vous organisez :

• Le lancement d’un nouveau produit
• Le rapprochement avec vos clients
• La conquête d’un nouveau marché
• La promotion d’un service nouveau
• La facilitation de la communication au sein des équipes de votre entreprise, etc.

Une fois la cible identifiée et l’objectif défini, vous pourrez facilement établir une stratégie solide de communication ; celle qui vous permettra de renforcer le relationnel, susciter l’engagement et les interactions des participants.

Mettre en place une excellente stratégie de communication

Il n’est pas possible d’organiser un événement hybride sans penser à la stratégie de communication. Comment mettre en place cette dernière ? Il s’agit de mettre en place le message que vous voulez partager aux participants, le jour du salon professionnel.

Une stratégie de communication réussie met en avant les valeurs de votre entreprise, l’importance du produit et/ou service que vous souhaitez faire connaître. En même temps, elle prend en compte les besoins des participants. A travers celle-ci, vous devez trouver la bonne manière de communiquer pour atteindre votre but afin d’avoir des retombées positives.

Prendre en compte les fuseaux horaires des convives

Comment organiser un événement hybride et le réussir, si vous ne prenez pas en compte les fuseaux horaires des convives ? Si l’organisateur événementiel est en charge de tout mettre en œuvre pour le jour J, vous avez le devoir de l’informer sur les horaires.

Vos horaires doivent être modulables. Au lieu de tenir des ateliers et présentations durant 7 ou 8 heures d’affilée, vous pouvez les étendre sur une demi-journée et prévoir des pauses. Votre chef de projet peut détailler le contenu de vos présentations en petites portions plus faciles à soutenir.

Faire appel à des professionnels

Comment organiser un événement hybride ? Faites appel à des professionnels pour fédérer la réception. Un prestataire technique se charge de la logistique et tout le travail technique qui doit être effectué. Parce que votre rencontre professionnelle se déroule en présentiel et en ligne, il faut prévoir une salle pour recevoir les convives qui feront le déplacement physique.

C’est à ce moment qu’intervient une agence événementielle. Elle se charge de :

• Privatiser un espace pour accueillir votre séminaire
• S’assurer que l’espace en question est fourni avec tout le matériel nécessaire (supports de communication, caméras, micros, chaises et table, Wi-Fi, etc.)
• Engager des prestataires (traiteur, photographes, musiciens, etc.) s’il le faut.

Votre budget

Pour bien organiser votre événement hybride, vous devez aussi définir votre budget. Comment ? En établissant la liste de vos dépenses avec votre chef de projet. En ayant une idée des charges qui vous incombent, vous pouvez définir un budget objectif et le répartir entre les différents prestataires. Cela vous évite aussi de vous éparpiller et de dépenser plus qu’il n’en faut.

Faire face aux défis technologiques

 

Les défis technologiques sont très importants au moment d’organiser un événement hybride. Pour l’animer dans de bonnes conditions, il faut tenir compte du fait que les participants vivent dans les quatre coins du monde.

Vous devez prévoir des services de haute technologie pour faciliter la participation et l’intervention de toutes les personnes invitées. N’hésitez pas à faire appel à des organisateurs qui mettront à votre disposition, une plateforme dédiée aux conférences virtuelles. Cette dernière est très importante si vous souhaiter réaliser du contenu vidéo impeccable.

Par ailleurs, vous devez veiller à ce qu’il n’y ait pas de soucis de connexion Internet !

Maintenant, vous savez comment s’organise un événement hybride. Quel que soit la nature ou le type d’événement, faites appel à des personnes compétentes qui donneront une image professionnelle à votre séminaire.