Conférence en ligne : découvrez le format “Hub and Spoke”

Comment améliorer la qualité de votre événement hybride ? Souhaitez-vous aller plus loin que la simple visioconférence ? Découvrez le format de salon virtuel et conférence en ligne Hub and Spoke ! Planet Coworking vous conseille et vous accompagne dans la digitalisation de vos événements professionnels. Proposez une expérience utilisateur bien plus fluide et interactive à vos collaborateurs et participants en adoptant ce nouveau modèle de rencontre virtuelle…

Le Hub and Spoke, la conférence en ligne intelligente

Le télétravail et la visioconférence ont envahi la planète depuis la pandémie, si bien que les nouveaux modes de rassemblement à distance sont déjà en train d’évoluer. Le désormais traditionnel meeting en visio est en train de se réinventer pour se rapprocher toujours davantage de la qualité d’un événement présentiel. Dans ce sens, le modèle de conférence en ligne Hub and Spoke ajoute sa pierre à l’édifice dans la résolution de l’équation complexe entre un grand nombre de personnes connectées et la recherche d’une expérience de proximité, plus humaine, conviviale et intelligente. Sans plus attendre, voyons plus précisément de quoi il s’agit.

Qu’est-ce que le format de conférence en ligne Hub and Spoke ?

Au format Hub and Spoke, une conférence en ligne s’organise comme un réseau de petits groupes périphériques (spokes) connectés en étoile autour de l’événement central (hub). Chaque groupe satellite est lui-même un micro event présentiel (avec peu de personnes sur place et dans le respect des règles sanitaires) ou distanciel (salle de réunion virtuelle). Quant aux participants, chacun ou chacune est libre de choisir, de se connecter, de circuler entre la scène principale et les différents espaces de rencontres secondaires. Ainsi, ce modèle reproduit autant que possible les conditions d’un grand salon professionnel, par exemple, où les invités peuvent naviguer librement entre la grande salle de conférence plénière et les petites rencontres ou ateliers organisés en parallèle sur les stands, dans les allées périphériques.

Pourquoi adopter ce modèle de cyber conférence enrichie ?

Si vous attendez un grand nombre de participants pour votre événement hybride, le format de conférence en ligne Hub and Spoke leur propose une expérience utilisateur beaucoup plus intéressante. Au lieu d’assister passivement à un event unique sur le modèle vertical et peu intuitif du cours magistral, vos convives pourront y participer de manière beaucoup plus libre, interactive et humaine. Au lieu de chercher à faire entrer tout le monde dans le même moule et de perdre un certain nombre de personnes en route, vous répondez simultanément à des envies et besoins différents. En effet, cette configuration en étoile mais décentralisée permet de satisfaire à la fois ceux qui veulent participer, prendre part au débat, s’exprimer, et ceux qui préfèrent visionner confortablement la cyberconférence principale, sans obligation d’interaction, ni d’implication.

Nos conseils pour réussir votre conférence en ligne en Hub and Spoke

Maintenant que vous en savez plus sur ce type d’événement hybride et ses avantages pour votre audience, voyons quelques points cruciaux pour réussir votre rencontre à grande échelle. En réalité, cette configuration implique l’organisation de plusieurs événements connexes en simultané. Une grande préparation et une logistique à la mesure du défi seront donc nécessaires. D’un point de vue technique, vous devrez utiliser une solution professionnelle. D’autre part, vous devrez booster l’attractivité de votre event principal, tout en soignant la qualité de vos salons périphériques.

Utiliser une application professionnelle de visioconférence Hub and Spoke

Premièrement, il est crucial de sécuriser la partie technique de votre événement hybride. Une conférence en ligne en Hub and Spoke nécessite bien plus qu’un outil standard de visioconférence. Aucune place à l’improvisation, ni à l’amateurisme pour une rencontre d’une telle envergure : il vous faut utiliser une application professionnelle et spécialisée dans ce format. D’autre part, votre logistique doit elle aussi être à la hauteur. Vous devez vous équiper de matériel de tournage professionnel, au moins pour votre scène principale. Des techniciens dédiés devront s’assurer du bon fonctionnement de la diffusion en live tout au long de la rencontre.

Soigner la qualité votre scène principale et favoriser les échanges dans vos salons périphériques

Deuxièmement, il est important de proposer la meilleure qualité de “spectacle” pour votre hub principal. Sur votre scène majeure, choisissez le bon sujet et réunissez les bons intervenants dans le bon lieu de tournage ! En effet, n’hésitez pas à privatiser un espace attractif et stimulant visuellement pour le confort de vos participants. De même, vous pouvez faire la différence en réservant des lieux différenciés et sur-mesure pour vos groupes périphériques, dans différents univers, afin de proposer, à la carte, un niveau de choix exceptionnel à vos invités. Pour cela, Planet Coworking met à votre disposition un réseau de lieux atypiques et parfaitement fonctionnels pour organiser des événements hybrides attractifs et à taille humaine.