Comment organiser un webinar hybride?

Savez-vous en quoi consiste un webinar hybride et comment l’organiser? Pourquoi ce nouveau format d’événement professionnel est-il porteur d’avenir? Quelles sont les bonnes pratiques recommandées en matière de logistique, de technique et d’interaction avec les participants? Planet Coworking vous conseille et vous accompagne de A à Z dans l’organisation de votre événement hybride entre présentiel et distanciel: webinaire, formation, conférence, réunion, atelier, team building, etc.

Le webinar hybride, un format porteur d’avenir

Vous connaissiez sans doute le séminaire d’entreprise et vous n’avez pas pu manquer de découvrir le format webinaire, mais qu’est-ce donc que le webinar hybride? Voyons plus en détail de quoi il s’agit et pour quelles raisons ce nouveau genre d’événement professionnel semble tenir la corde pour s’imposer dans les prochaines années.

Qu’est-ce qu’un webinar hybride?

Comme son nom peut le laisser deviner, le webinar hybride est un webinaire auquel sont conviés à la fois des participants en présentiel et à distance. Lors de ce type de rencontre, un sujet, une question, un thème est développé de manière précise et approfondie. Cela apporte une réelle valeur ajoutée à l’événement, ce que le public apprécie énormément. En effet, davantage de personnes s’inscrivent d’elles-mêmes à ce genre de programme de qualité, qui offre bien souvent la garantie d’apprendre ou découvrir quelque chose d’intéressant, contrairement à d’autres formats de rencontres plus courts et pauvres en contenus. La spécificité du webinar hybride réside donc dans sa capacité à synthétiser le meilleur d’une conférence en présentiel et d’un webinaire en ligne.

Pourquoi ce format d’événement hybride est-il parti pour durer?

La crise sanitaire a complètement bouleversé les règles de l’événementiel professionnel, un secteur durement touché mais plein de ressources. Pour autant, cette impasse pour les organisateurs a fait émerger ou confirmé certains formats innovants de corporate events. Les événements à distance ont en particulier tiré leur épingle du jeu, mais le format pressenti pour s’imposer à l’avenir est bel et bien celui des événements hybrides. Le webinaire étant le format en ligne le plus apprécié du public, tous secteurs confondus, ce plébiscite semble annonciateur d’un bel avenir pour la version synthétisant le meilleur des 2 mondes : le webinar hybride.

Organiser un webinar hybride de qualité

Vous savez maintenant à peu près en quoi consiste un webinar hybride, mais vous sentez-vous capables de relever le défi d’en organiser un ? Planet Coworking vous donne quelques conseils d’experts et astuces simples pour réussir dans l’organisation de votre événement hybride.

La logistique et la technique doivent être parfaitement maîtrisées

Si un webinar hybride présente cette particularité d’accueillir des participants à la fois physiquement et virtuellement, cela signifie que le niveau de complexité sera double pour les organisateurs. De toute évidence, une logistique sans faille devra être mise en place, à la fois sur place, dans le lieu où se tiendra l’événement, mais aussi en ligne, là où se connecteront tous vos invités à distance. Ces derniers doivent être en mesure d’interagir pendant la rencontre au même titre que les personnes présentes, c’est pourquoi vous devrez également :

• déployer du matériel de tournage professionnel (caméras, prise de son, lumière, etc.) manipulé par un ou plusieurs techniciens compétents;
• utiliser une solution experte de diffusion de webinaire en live streaming, incluant toutes les options nécessaires.

Enfin, vous pourrez faire la différence en accueillant votre événement hybride dans un lieu fonctionnel et original, proposant un environnement visuel et physique agréable et attractif à votre audience. Pour cela, Planet Coworking vous propose un réseau d’espaces modulables et atypiques à louer à Paris pour tous vos événements professionnels, hybrides, en présentiel et en distanciel.

Le public à distance doit se sentir inclus et actif comme le public en présentiel

L’organisation de votre webinar hybride est désormais bien en place pour la partie logistique et technique. Pour autant, votre événement professionnel sera réussi si vous emmenez vos participants avec vous en leur offrant la possibilité d’interagir en direct. Ce ne sont pas de simples spectateurs, mais des acteurs à part entière de votre rencontre, c’est pourquoi vous devez leur donner les moyens de s’impliquer, de poser leurs questions, d’enrichir le débat avec leurs remarques ou témoignages. Sur ce point, n’oubliez pas de traiter votre public à distance sur un même pied d’égalité que votre public présent, tout en différenciant leurs manières de participer si besoin. Avec de bons intervenants, une rencontre bien rythmée, un contenu riche et intéressant, vous aurez toutes les chances de laisser le meilleur souvenir à votre groupe, qui s’empressera de s’inscrire à vos prochains webinaires hybrides.