Comment passer de l’auditorium à la salle de web conférence?

Comment sauver l’événement professionnel que vous deviez organiser dans un grand auditorium ? Qu’est-ce qu’une salle de web conférence ? Face à la crise sanitaire, Planet Coworking vous donne son astuce d’expert pour maintenir votre rencontre en l’organisant à distance, en direct d’un lieu parfaitement adapté à vos objectifs.

N’annulez pas votre événement : organisez une conférence en ligne!

Confinement, distanciation sociale, couvre-feu, reconfinement : votre conférence physique ne pourra pas avoir lieu. Pourtant, cette rencontre professionnelle tant attendue compte beaucoup pour votre activité. Pas de panique! Rien n’est perdu. Organisez votre événement au format web conférence, et dans un autre type de salle que le traditionnel auditorium.

Ce qui change et ne change pas avec une web conférence

Certes, le distanciel ne remplacera jamais le présentiel. Néanmoins, il vous permet de maintenir votre programmation événementielle et de vous appuyer sur d’autres qualités. En effet, à distance, vous avez toujours la possibilité de présenter les points de vue et les échanges de vos intervenants face à votre public. Grâce aux solutions logicielles de visioconférence et de live streaming, ils pourront tout autant interagir en direct avec vos spectateurs. De ce point de vue, rien ne change fondamentalement. En revanche, plusieurs axes majeurs de changement caractérisent ce nouveau format:

• Le nombre potentiel de personnes invitées n’est plus limité
• L’expérience utilisateur (UX) de vos participants est très différente, chacun et chacune devant son écran
• L’espace physique d’expression de vos intervenants n’est plus la scène de l’auditorium, mais la salle de web conférence
• Le suivi de votre public est beaucoup plus précis avec les analytics et les possibilités d’e-mailing
• Les formes d’interactions après l’événement se déplacent sur vos pages dans les réseaux sociaux

Qu’est-ce qu’une bonne salle de web conférence ?

Revenons plus en détail sur notre point du jour. Quelles sont les qualités d’une bonne salle de web conférence ? D’ailleurs, pourquoi privatiser un espace si votre rencontre se déroule en visioconférence ? Pour donner de l’allure, de l’envergure à votre rencontre virtuelle, il vous faut un décor digne de ce nom.

Votre chambre, bureau standard, ou salle de réunion classique, ne donnera pas à vos convives l’impression de participer à un événement professionnel de qualité. Pour autant, plus besoin du grand auditorium abritant des centaines de places assises. Pour respecter le protocole sanitaire tout en proposant un autre contexte que celui d’un meeting lambda entre télétravailleurs, vous avez besoin d’un lieu signature, à la fois esthétique et fonctionnel.

Créez le meilleur environnement grâce à votre salle de web conférence

En effet, ces 2 qualités doivent être réunies. D’une part, votre salle de web conférence doit rendre possible le déploiement de votre logistique technique : wifi à très haut débit, prises, ordinateurs, caméra, micro, écran, éclairage, etc. Aussi, la luminosité et l’isolation sonore doivent y être irréprochables. La configuration de l’espace doit être bonne aussi bien devant que derrière la caméra.

D’autre part, ce lieu original doit créer la bonne ambiance, la bonne atmosphère, en accord avec la nature et le thème de votre événement professionnel. Faites preuve de perspicacité et d’audace, pour stimuler visuellement les personnes qui y participeront : un superbe appartement pour de la convivialité, un tiers-lieu design pour de l’innovation, un espace culturel pour de la créativité, etc.

Parmi notre réseau d’espaces atypiques et modulables à privatiser sur Paris pour vos événements présentiels ou en ligne, Planet Coworking vous propose une salle de web conférence de qualité optimale, parfaitement adaptée à votre besoin et apportant une réelle valeur ajoutée à votre visioconférence.